欧米諸国をはじめ海外では「請求業務を積極的にアウトソーシングする」という考え方が一般的です。取引先の与信調査を行ったり、債権情報を管理したり、請求行為を行うといった業務は負担が多い上に完全にリスクをゼロにすることはできず、コストに見合わないという認識が多いからです。
日本でもそうした考えは徐々に広まっています。そのため“クロネコ掛け払い”を提供するヤマトクレジットファイナンスにも、日々多くのお客様から請求代行サービスに関するお問い合わせやご相談が寄せられています。
そこで今回ご紹介するのは請求代行サービスを利用するメリットとデメリットです。サービス利用を具体的に検討し、かつ自社にとって適切なサービスかどうかを見極めるためには、メリットとデメリットの両面を理解していることが大切です。
現在請求代行サービスの利用を検討されている皆様は、本稿でそのメリットとデメリットについて知っていただきたいと思います。
請求代行サービスは何をしてくれる？
請求代行サービスは徐々に市場を拡大しているサービスですが、その内容について詳しく知らないという方もまだ多いでしょう。このサービスを利用すると主に次のようなサービスを受けることができます。
- 取引先ごとの与信調査および与信管理
- 取引先に対する会社のフォーマットに合わせた請求書作成・発行・送付
- 代金回収の催促や実際の代金回収および入金の確認
- 決まった期日に会社口座へ代金の振り込み
- 取引先から代金未払いが発生した際の代金保証
細かいところで言えば他にも色々なサービスがありますが、これらの5つが大まかなカテゴリです。ただ請求代行サービスによって提供するサービスの範囲は異なります。これら5つのカテゴリをすべて提供するサービス会社もあれば、一部だけを提供するサービス会社もあります。
どのサービス会社を選ぶかは請求業務においてどの程度の効率化を得たいか、という視点で考えることが大切です。
請求代行サービスのメリット
それでは請求代行サービスを利用することのメリットからご紹介します。
請求業務の効率化による生産性向上
冒頭でご紹介したように請求業務は「負担が多い上にコストに見合わない」という傾向にあります。しかし経営活動を維持していく上で欠かせない業務なので、これを排除することはできません。おそらく多くの企業が「請求業務が無くなったらな…」と考えていることでしょう。
請求代行サービスはこの効率化に大きく貢献します。特に請求業務の一切を代行するサービスならば、コストはかかるものの請求業務を社内から取り除いて、生産性を大幅に向上させることが可能です。
販売市場を拡大できる
厳しい与信基準を設けている企業の場合、個人事業主や一部の中小企業との取引が行えないというケースが少なくありません。良質な商品やサービスを提供しているにも関わらず、与信基準によって取引が行えないというのは非常に残念な問題です。
請求代行サービスの中には与信調査を代行し、かつ今までは不可能だった企業との取引を可能にするサービスもあります。そうしたサービスを利用すれば販売市場を拡大でき、請求代行サービスに支払うコストに対して大きな利益を得られるでしょう。
コア業務に集中できる
請求業務は経営活動を維持するために欠かせない業務ですが、直接的に利益を生み出すものではありません。そうした理由もあり、請求業務をアウトソーシングしたいと考える企業が多いのが現状です。請求代行サービスを利用すれば請求業務の一部または全部を効率化でき、利益に直結するようなコア業務に対し、今まで以上にリソースを割くことができます。
販売機会を逃さない
請求代行サービスにもよりますが、たとえばクロネコ掛け払いの与信調査は最短5分で完了します。その結果をすばやく確認していただくことで、販売機会を逃すことはありません。従来ならば与信評価の場を設けて信用を判断していたため、与信評価のスピードが圧倒的に向上します。
代金未払いリスクをゼロにできる
請求代行サービスの中にはクロネコ掛け払いのように取引先からの代金回収を100％保証するサービスがあります。そうしたサービスを利用することで、代金未払いリスクをゼロにできるため精神的負担も無く経営に集中できます。
以上が請求代行サービスを利用するメリットです。ただし利用するサービスによって得られるメリットも違うので注意しましょう。
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請求代行サービスを利用するデメリット
次に請求代行サービスのデメリットをご紹介します。ただしデメリットというよりも“注意点”として捉えていただく方が適切でしょう。
取引ごとに手数料が発生する
請求業務には人件費や諸経費がかかります。請求代行サービスを利用することでこれらの費用を大幅に削減できるものの、取引ごとに手数料が発生するという点に注意が必要です。
サービスによって手数料は異なりますが、いずれのサービスも提供形態は似ているものが多いでしょう。そのため請求代行サービスだけでなく、トータルのサービス効率化効果とリスク低減、それとコストのバランスを考えることが大切です。
取引先へサービス利用の説明が必要
請求代行サービスを利用すると取引先もそれに関わることになります。たとえばヤマトクレジットファイナンスが提供するクロネコ掛け払いの場合は、ヤマトクレジットファイナンスから請求書を発行および送付することになるので、そうした旨を予め取引先に説明し、かつ了承を得ていないとトラブルのもとになります。そのため、サービス提供企業のブランドや安心感なども取引先に対しては重要な要素となります。
請求代行サービスを利用して取引先が何か不利益や不都合を被ることはありませんが、第三者から請求が届くことを理解し、安心してもらうように心がけましょう。
利用限度額がある
請求代行サービスは、サービスを利用していれば無限に取引が行えるわけではりません。通常取引先1社ごとに利用限度額があり、その範囲内での請求業務代行や代金未回収保証を行うものです。クロネコ掛け払いの利用限度額は60万円～2,000万円です。与信調査の結果ではご希望に添えない場合もありますので、それを意識した利用を行いましょう。
「与信調査」について詳しくは、こちらの「与信審査とは？その重要性とやり方について」記事で是非ご覧ください。
取引先の支払い動向が見えない
代金未払いリスクがゼロになる請求代行サービスを利用していると、取引先が円滑に支払いを行っているかどうかを軽視してしまう傾向にあります。取引の度に代金支払いが円滑に行われていないと請求以外の部分で取引先との関係に影響を及ぼしますし、サービスの利用停止や利用限度額が下がる可能性もあります。
そのため請求代行サービスと密にコミュニケーションを取り、取引先の支払い動向をチェックしておくことも大切です。
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メリットを最大に、デメリットを最小に
請求代行サービスを利用するにあたって大切なのが、どうすればメリットが最大になるか？デメリットが最小になるか？を考慮しながら検討することです。たとえばすべての取引で請求代行サービスを利用するのではなく、一部の取引でサービスを利用することで収益を最大化したり、従来リスクを感じていた取引だけに集中的に利用するという方法もあります。
いずれにしても、現状の請求業務の課題を明確にし、そのメリットを最大限に生かせるように請求代行サービスを活用していただければと思います。
