本稿では、請求書払いとは何か？請求書払いの方法や領収書の取り扱い方など、請求書に関する基本事項について解説しています。請求書払いについて困ったことがあった際は、ぜひご参考ください。
請求書払いとは？
請求書払いとはいわゆる「料金後払い」や「掛け払い」のことです。商品が購入された時点で代金が支払われるのではなく、後日定められた特定の期日までに代金が支払われます。
一般的にBtoB（Business to Business：企業対企業）取引の場合、ほとんどは請求書払いで取引が行われています。これは「与信取引」とも呼びます。与信とは「信用を供与する」という意味で、互いの信用の上で成り立っている取引のことを指します。ただしBtoB取引でも、信用が発生する前の新規取引先とのビジネスでは請求書払いではなく都度払い（商品を購入した都度代金支払いが発生する）や前払いを採用することも多いでしょう。
詳細内容：与信管理とは？その方法を解説
また、BtoC（Business to Customer：企業対消費者）取引でも請求書払いはあります。たとえば、ECサイトから購入した商品をコンビニ後払いのように、ECサイトから請求書が届き代金を支払うパターンです。公共料金の支払いも請求書払いといえるでしょう。
最近では、Paidyを始めとした１ヶ月分の利用料金をまとめて翌月に支払うサービスも増えてきています。これらは基本紙での請求書発行はなく、オンライン完結となりますが、紙か画面かの違いであり、請求書払いといえます。
請求書払いを利用するには？
企業がある製造メーカーから商品を大量注文し、請求書払いを利用したい場合はどうすればよいのでしょうか？
まずは、製造メーカーが定める「与信基準」をクリアする必要があります。与信基準とは製造メーカーが発注側に対して持つ、信用を供与するための基準のことです。この場合、製造メーカーは発注側に対する「与信調査」を行い、自社が定める基準をクリアしているかどうかを確認します。
与信調査は発注側に直接資料提示を求める場合もあれば、第三者機関に依頼して与信調査を行う場合もあります。発注側としては支払い能力と支払い意思があることを明確に伝えることが大切です。
「請求業務とは？」に関して調べてみましょう。
請求書と領収書の取り扱い注意事項
請求書とは「○○の代金として、○○円支払ってください」という代金を要求するための文書です。商品を販売した企業には「債権」といって代金請求を行う権利があります。支払い期日が近づくと請求書を作成・発行・送付して、取引先に代金支払の旨を連絡します。発注側に生じる責任が「債務」といって、債権者が要求する事項に応じる必要があります。
一方、領収書とは「○○の代金として、○○を受け取りました」といったように、代金を受け取った証拠とするための文書です。領収書は主に現金での取り扱い時に発行され、銀行振込で支払った場合は預金通帳や振込控えが支払いの証拠になるので、領収書が発行されることは少ないでしょう。
ちなみに取引の証拠となる領収書や振込控えはいずれも7年間の保存義務があります。
請求書の作成方法
一般的な企業では会計ソフトウェアや請求書作成ソフトなど専用のシステムやMicrosoft Excelなどを利用して請求書を作成します。また、手書きでも問題はありませんが、最近見かけることは減っています。
請求書を作成する際は以下の記載事項を盛り込んでいきます。
●宛先
会社名、経理部、担当者名を明記するのが一般的です。請求書の宛先を誰にすればよいのか、取引先に確認しましょう。
●請求書番号
請求書番号はデータ管理上の目的で付けます。請求書番号を納品書などと紐づけることで管理がしやすくなり、取引先とやりとりする際に番号を指定して書類を特定することもできます。
●請求書の発行日
代金支払い期日は企業によって違いますが、一般的には月末締めの翌月払いか、月末締めの翌々月払いに設定しているところが多いでしょう。いつのどの請求分かをわかりやすくする為に発行日も記載します。また、2重の支払いを避ける為に、再発行の場合も発行日は修正しないことが一般的です。
●請求側の会社名と捺印
請求書にはその会社の正式な書類であることを取引先に伝えるために、会社の角印を押印します。法律上必須ではありませんが、トラブルを防止することに役立つ場合があります。
●請求書のタイトル
都度方式の場合は「請求書」というタイトルにし、掛売方式の場合は「○○年○○月分御請求書」というようなタイトルを付けます。
●繰越金
請求書を作成した時点で未収金があればそれを記載します。
●商品名と数量
請求書の明細欄には商品名、単価、数量等を必ず明記します。
●合計金額
この請求書で最終的に請求している金額がいくらなのかをわかるように太字にしたり、大きめのフォントを使用します。税込みの金額を記載する必要があるので、「税抜きの金額」と「消費税額」を記入した上で「税込みの総合計」を記入し、分かりやすい記載を心がけましょうう。
●振込先
振込先は都度記載しましょう。銀行口座名、口座番号、支払方法を明記します。
●振込手数料
特に指定や取り決めが無ければ振込手数料は支払い側が持つのが一般的です。必ず負担に関する依頼文章を記載しておきましょう。
●支払期限
支払期限は必ず明記しましょう。契約時に支払い期限を決めておくとスムーズに支払いが行われます。
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取引先が期日内に支払いをしなかったら？
多くの企業と取引していると、中には請求書払いの期日までに代金を支払わない取引先もいます。理由は様々でしょうが、約束が守られなかったことは事実なので、支払いが確認できなかった時点で電話やメールで確認をしたり、同じ請求書を発行・送付します。その際に「なお、本状と行き違いにお支払いを頂いた場合は何卒ご容赦下さい」などの文言を添えておくと、ビジネス上ではスマートでしょう。
それでも代金の支払いが確認できなかった場合は、以下のように段階的な対処を取っていきます。
債権側に問題が無いか確認する
まずは債権者側、つまり自社に未収金に関する非が無いか確認をしましょう。少ない事例ではあるものの「債務側のからの連絡に対応できなかった」など、債権者側に非があることも。この場合自社の非の原因を見つけ対応することでスムーズに代金を回収できる可能性があります。
電話で催促する
債権者側の対応がいたって正当でまったく非が無いことが判明すれば、次の段階である「催促行為」に移ります。まずは電話で直接催促してみましょう。電話は迅速に対応できコストパフォーマンスが高い催促方法です。取引先に経理担当者または経営者に電話で連絡をして「こちらは急いでいる」という旨を丁寧に伝えた上で代金支払いを催促します。その際は「本日中」や、24時間～48時間という短い期間で支払い期日を約束しましょう。
催促状を発行・送付する
電話での催促に対して代金支払いの確認が取れなかった場合は、催促状を発行し送付します。内容としては「未収金に関し〇月〇日まで確実な支払いをお願いします」という文言で支払いを催促します。催促状は電報など簡易的な連絡手段でも問題ありません。大切なのは電話以外の手段で支払いの催促を連絡した、という事実があることです。
督促状を発行・送付する
催促状の送付にも関わらず代金支払いの確認が取れなかった場合は、督促状を発行・送付します。督促状と催促状の違いに明確な線引きはありませんが、督促状では支払いの強制力をより持たせるために内容証明郵便で送付し、「〇月〇日までに入金確認が取れなかった場合法的手段に入ります」といった文言を記載するのが一般的です。
法的措置を取る
督促状の送付にも関わらず代金支払いの確認が取れなかった場合は、最終手段として法的措置を取ります。実際には実行をせずとも、法的措置を取るつもりであることを取引先に伝えることも有用です。
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請求書払いのメリットデメリットを理解して、正しく取引しましょう
請求書払いは複数取引の代金支払を1回にまとめたり、支払い期日を分散せず1日にまとめたりと、債権側と債務側双方にとって効率化のメリットがあります。その反面、代金の未回収リスクがあるなどのデメリットも存在するため、請求書払いはメリットとデメリットを十分に理解した上で、正しい取引を推し進めることが大切です。
請求書払いを始めたいけれども処理が面倒もしくはリスクを取りたくないなどとお考えの場合には、ぜひクロネコ掛け払いをご利用ください。
「与信調査」について詳しくは、こちらの「与信審査とは？その重要性とやり方について」記事で是非ご覧ください。
