請求書を送ったのに振り込まれない!督促の仕方とポイント

 2019.11.06  ヤマトクレジットファイナンス株式会社

BtoBビジネスなどの場合、商品やサービスを提供した対価として代金を受け取るために、請求書を発行し送付します。しかし、それ以上に大切なのが、請求した代金が実際に支払われるかどうかです。他社と取引する中で請求書を送付したにもかかわらず、代金が支払われないというケースが少なくありません。そうした「未払い案件」に対して、企業はどう対処していけばよいのでしょうか?本稿では督促の仕方と、そのポイントについてご紹介します。

代金が支払われないのはなぜ?

ケースごとに理由はさまざまですが、よくある理由としては「請求書の送り先間違い」「請求内容に間違いがあり受理されていない」「請求書の確認漏れがあった」「代金の支払いを忘れてしまった」などです。こうした理由において発生する代金未払いは、対策を取ることである程度防止できます。

他方、少ないケースではありますが「貸し倒れ」による未払いが発生することもあります。商品やサービスを提供した取引先の経営状況が悪化すると、請求された代金を支払えなくなり、貸し倒れ状態になります。早急に対処しなければ代金未回収で損失を生む可能性があるため、督促行為が必要です。

督促の仕方

代金未回収による損失は企業にとってその金額によっては大きなダメージになるため、早急な対処が必要になります。しかし、具体的にどういった方法で督促すればよいのか?と悩んでいる方に向けて、まずは督促の仕方を段階ごとにご紹介します。

1. 販売側に問題がないかを確認する

代金支払いが確認されない請求案件に関しては、最初に販売側(自社)に問題がないかを確認しましょう。前述のように、請求先の間違いや請求内容の間違いによって、取引先で請求が受理されていないケースが考えられます。本来なら請求書の送付に関係なく代金は支払われるべきものですが、取引先によっては請求書受理のプロセスが完了しないと代金を支払えないルールを設けているかもしれません。間違いを改めて請求書を再送すれば、スムーズに代金を回収できる場合がほとんどです。

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2. メールまたは電話でコンタクトを取る

販売側の請求書や対応に間違いが無かった場合は、メールまたは電話にて取引先の支払い担当者とコンタクトを取ってみましょう。どちらかといえば、電話でコンタクトをとった方が、代金が支払われなかった意図を明確に知れますし、販売側の意向を伝えやすいかと思います。念頭に置いていただきたいのは、「この時点でも販売側(自社)の問題で代金が支払われていないケースがある」ことです。

提供した商品やサービスに対してクレームが入っている場合、代金が支払われないケースもありますし、その情報を知らずに催促の連絡を取ると取引先を怒らせる結果になります。カスタマーサービスや営業部門、請求部門が分離している場合は、各部門での情報共有をしっかりと行っておきましょう。

クレーム等も無い場合は代金請求を直接的に行います。取引先にも事情があるので、猶予できる事情かどうかを十分に検討した上で次の代金支払い期日を設定し、取引先に伝えましょう。ちなみに電話の内容は録音するかして、後々「言った」「言っていない」のトラブルが発生しないよう注意してください。

3. 催促状を送付する

メールや電話などによる直接的なコンタクトにもかかわらず期日通りの代金支払いが確認できなかった場合は、催促状を送付します。督促と催促の意味合いは似ていますが、督促の方が強制力を持たせているというニュアンスがあります。催促状では「未払金に関し、〇月×日までに確実な支払いをお願い申し上げます」といった文言で、代金支払いを催促します。催促状は正式な書面として送付することをおすすめしますが、代金未払いに対して催促したという事実が大切なので、電報など簡易的な連絡手段でも問題ありません。

4. 督促状を送付する

催促状を送付しても期日までの代金支払いが確認できなかった場合は、督促状を送付します。督促状では支払いに強制力を持たせるために内容証明郵便で送付し、「〇月×日までに未払金の支払いが確認できなかった場合は、法的処置に移らせていただきます」といった文言を掲載します。内容証明郵便で送付することで、「誰が誰に、どんな内容の文書を送付したのか」を郵便局が証明してくれるため、法的効力を持たせられます。

5. 法的処置を取る

再三の督促行為にもかかわらず代金支払いが確認できなかった場合は、最終手段として法的処置に移行します。

支払督促の申立

裁判所から取引先に対して金銭などの支払を命じる督促状を送付してもらい、送付後2週間以内に異議が申し立てられると訴訟に移行します。

民事調停の申立

簡易裁判所にて当事者同士の話し合いによって解決する方法です。合意に至れば調停調書が作られますが、調停が成立しない可能性もあります。

少額訴訟

簡易裁判所にて60万円以下の金銭を要求する場合に起こせる訴訟です。1回の期日で審理を終えて判決することを原則とする特別な裁判手続きになります。

強制執行の申立

相手の意に反して強制的に行う手続きなので、多くの場合は弁護士への依頼が必要です。地方裁判所で執行文の付与をしてもらい強制執行を申し立てることができますが、裁判所を介する強制執行は長い期間を要するため回収するまでの手間を天秤にかける必要があります。

以上が段階的な督促の仕方です。督促を段階的に進める理由は、「再三の猶予を与えたにもかかわらず取引代金の支払いに応じなかった」という事実を最終的に作り、万が一裁判に発展しても有利に話を進めるためです。ただし、アポイント無しの過度な訪問などは営業妨害として通報されるリスクもありますので、ご注意ください。

未払いリスクを低減するために

代金支払いが確認できなかった取引先に対して督促を実施することは大切ですが、理想はそもそも未払い案件が発生しないことです。しかし、代金を支払うか否かはあくまで取引先の判断に委ねられるため、販売側がコントロールできるものではありません。では、未払いリスクを低減するにはどうすればよいのか?

まず大切なのは、「与信管理を徹底すること」です。与信管理とは、取引先の支払い能力を確認したり経営状況を把握したりすることで、商品やサービスを提供するにあたり信用できる企業かどうか?を見極めることを指します。要するに取引先の信用を評価することで、取引の可否を判断するのです。

与信管理の結果信用のおける取引先だけと取引を実施することで、未払いリスクを大幅に低減できます。また、取引先ごとに与信限度額を設定し、与信取引において取引金額の上限を決定します。与信取引を実施しても未払いリスクは無くならないため、万が一未払いが発生しても自社が大きなダメージを受けないようにするためです。

いかがでしょうか?「請求書を送付したのに代金が支払われていない!」という状況になっても、焦らず事実確認から行い、本稿でご紹介したポイントで段階的に督促を実施しましょう。大半のケースでは最終的に代金が支払われるため、冷静に督促を実施すれば何も問題はありません。また、このようなことを事前に防ぐために弊社が提供するクロネコ掛け払いをご検討いただければ嬉しいです。

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