法人取引などの場合、商品・サービスを提供した対価として代金を受け取るために、請求書を発行し送付します。しかし、取引する中で請求書を送付したにもかかわらず、代金が支払われないというケースが少なくありません。請求代金が会社に入らないと、売上はゼロになり、今後の経済活動に支障をきたすような事態に発展しかねません。そのため、重要であるのが請求した代金が実際に支払われるかどうかになります。
ではそのような「未払い案件」が発生した際は、企業はどう対応していけばよいのでしょうか？本稿では督促の仕方とそのポイントに絞りご紹介します。
代金が支払われないのはなぜ？
ケースごとに理由は様々ですが、よくある理由としては下記のようなものがあげられます。
・請求書の内容に問題があった
・取引先にそもそも届いていなかった
・代金の支払いを忘れてしまった
・取引先の資金問題
・支払う意思が元々ない
請求側（自社）起因の問題であれば、対策を取ることである程防止できますが、取引先の経営悪化や支払う意思がそもそもないなどの「貸し倒れ」による未払いが発生した場合、解決は困難で長期化するケースもあります。商品・サービスを提供した取引先の経営状況が悪化すると、請求された代金を支払えなくなり、貸し倒れ状態に陥ります。貸し倒れにより、現金が入ってこずに、自社の経営状態も悪化することに繋がりかねません。そのため、督促行為などによる、早急な対応が求められることになります。
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催促・督促のフローやポイント
代金未回収による損失は企業にとってその金額によっては大きなダメージになるため、早急な対処が必要になります。しかし、では具体的にどういったフローや方法で督促すればよいのでしょうか。本章では、督促の方法やポイントを段階ごとにご紹介します。
1. 請求側（自社）に不手際がないかの確認
代金支払いが確認されない請求案件に関しては、最初に請求側（自社）に問題がないかを確認しましょう。前述のように、請求内容や請求書送付先等の間違いにより、取引先で請求書が受理されていないケースも考えられます。本来なら請求書の送付に関係なく代金は支払われるものですが、取引先によっては請求書受理のプロセスが完了しないと代金を支払えないルールを設けているかもしれません。取引先に確認を取り、間違いを訂正し、請求書を再送すれば、スムーズに代金を回収できる場合がほとんどです。
2. 取引先にメール・電話にてコンタクトを取る
請求側（自社）の請求書や対応に問題がなかった場合は、メール・電話にて取引先の担当者とコンタクトを取ってみましょう。どちらかといえば、電話でコンタクトを取った方が、代金が支払われなかった意図を明確に知ることができ、スムーズに事実確認が取れるかと思います。念頭に置いていただきたいのは、「この時点でも請求側（自社）の問題で代金が支払われていない」という可能性があるということです。
提供した商品やサービスに対してクレームが入っている場合、代金が支払われないケースもありますし、その情報を知らずに催促の連絡を取ると取引先を怒らせる結果になります。カスタマーサービスや営業部門、請求部門が分離している場合は、各部門での情報共有をしっかりと行っておきましょう。角が立たぬよう「確認の電話」だということをまずは念頭に置き、対応するようにしましょう。
自社の不手際やクレーム等も無いと確認が取れた場合は、代金請求を直接的に行います。取引先にも事情があるので、猶予できる事情かどうかを十分に判断した上で、再度代金支払い期日を設定し、取引先へ伝えましょう。ちなみに、後々「言った」「言っていない」等のトラブルに発展しないよう電話の内容は録音する等の対応をするとよいでしょう。
3. 催促状を送付する
メール・電話などによる直接的なコンタクトにもかかわらず、期日通りの代金支払いが確認できなかった場合は、催促状を送付します。督促と催促の意味合いは似ていますが、督促の方がより強制力を持たせているというニュアンスがありますので、まず催促状においては「未払金に関し、〇月×日までに確実な支払いをお願い申し上げます」といった文言で、代金支払いを催促します。催促状は正式な書面として送付することをおすすめしますが、代金未払いに対して催促したという事実が大切なので、電報など簡易的な連絡手段でも問題ありません。
4. 督促状を送付する
催促状を送付しても期日までの代金支払いが確認できなかった場合は、督促状を送付します。督促状では支払いに強制力を持たせるために内容証明郵便で送付し、「〇月×日までに未払金の支払いが確認できなかった場合は、法的処置に移らせていただきます」といった文言を掲載します。内容証明郵便で送付することで、「誰が誰に、どんな内容の文書を送付したのか」を郵便局が証明してくれるため、法的効力を持たせられます。
5. 法的処置を取る
再三の督促行為にもかかわらず代金支払いが確認できなかった場合は、最終手段として法的処置に移行します。
支払督促の申立
裁判所から取引先に対して金銭などの支払を命じる督促状を送付してもらい、債務者（取引先）が支払督促を受け取ってから2週間以内に異議が申立てられると訴訟に移行します。異議の申立てがなければ、裁判所は支払督促に仮執行宣言を付さなければならず、債権者（自社）はこれに基づき強制執行の申立てをすることができます。
強制執行の申立て
勝訴判決を得たり、裁判上の和解が成立したにもかかわらず、取引先がお金を支払わないなどの対応をする場合に、債務名義を得た債権者（自社）の申立てに基づいて、債務者（取引先）に対する請求権を、裁判所が強制的に実現する手続のことです。相手の意に反して強制的に行う手続きなので、多くの場合は弁護士への依頼が必要です。裁判所を介する強制執行は長い期間を要するケースが多いため、回収するまでのコスト、手間を天秤にかける必要があります。
民事調停の申立
裁判（訴訟）ではなく、裁判所の調停委員会が間に入り、当事者同士の話し合いによって解決する方法です。手続きが簡易的かつ費用が安く、解決までの期間が比較的に短いなどのメリットがあります。当事者間で合意に至れば調停調書が作られますが、調停が成立しない可能性もあります。
少額訴訟
民事訴訟のうち、60万円以下の金銭を要求する場合に起こせる訴訟です。1回の期日で審理を終えて判決することを原則とする特別な裁判手続きになります。
以上が段階的な督促の仕方です。督促を段階的に進める理由は、「再三の猶予を与えたにもかかわらず取引代金の支払いに応じなかった」という事実を最終的に作り、万が一裁判に発展しても有利に話を進めるためです。ただし、アポイント無しの過度な訪問や営業時間外での過度な連絡は、対個人と同じく営業妨害として通報されるリスクもありますのでご注意ください。
未払いリスクを低減するために
請求代金を支払わない取引先に対して督促を実施することは会社の売上のために重要ですが、理想はそもそも未払い案件が発生しないことです。しかし、代金を支払うか否かはあくまで取引先の判断に委ねられるため、請求側（自社）がコントロールできるものではありません。では、未払いリスクを軽減するにはどうすればよいのでしょうか。
まず大切なのは、「与信管理を徹底すること」です。与信管理とは、取引先の支払い能力を確認したり経営状況を把握したりすることで、商品やサービスを提供するにあたり信用できる企業かどうか？を見極めることを指します。要するに取引先の信用を評価することで、取引の可否を判断する行為になります。
与信管理の結果信用のおける取引先だけと取引を実施することで、未払いリスクを大幅に低減できます。また、取引先ごとに与信限度額を設定し、与信取引において取引金額の上限を決定します。与信取引を実施しても未払いリスクをゼロにすることは難しい為、万が一未払いが発生してもダメージを最小限にする為の措置です。
「取引先から代金が支払われていない！」という状況になっても、焦らず事実確認から行い、本稿でご紹介したポイントで段階的に解決していきましょう。大半のケースでは最終的に代金が支払われるので、冷静に督促を実施すれば何も問題はありません。また、このようなことを事前に防ぐために弊社が提供するクロネコ掛け払いを初めとした専用のサービスをご検討いただくのもよいでしょう。
弊社の提供する「クロネコ掛け払い」では、与信管理のみならず、請求書発行や入金管理などの機能が付いている決済代行サービスになります。また、万が一未回収案件が発生しても、督促や売掛金100％保証の機能も付いておりますので、安心した掛け取引を始めることができます。
もし仮に貴社にて、未払い案件で頭を悩ませていたり、督促に大きな手間が生じているなどの課題があれば、是非クロネコ掛け払いをご検討ください。弊社が時間や労力のかかる未払い案件に関するお悩み事を引き受け、貴社の大きな業務効率化に貢献することをお約束します。
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