企業経営を維持するためには、適切なタイミングで取引先から支払いを行ってもらうことが基本となります。支払い期日を過ぎても代金が入金されないと、未回収リスクが高まり、事業が立ち行かなくなってしまう可能性があります。売上として計上されていながら資金繰りが厳しい企業は請求業務をしっかりと管理できていない可能性が高いものです。
そこで本稿では企業の請求業務について、その流れとポイントを解説します。
請求業務の一般的な流れ
ここでは請求業務の一般的な流れを解説します。企業によって若干の違いはあるでしょうが、大方は以下の流れに沿って業務が進行します。
請求の種類と金額の確定
BtoBビジネスでは「締め請求」と「都度請求」という2通りに請求方法があります。
前者は一定期日までに実行された取引をまとめ、取引金額をまとめて請求するものです。請求までの取引は売掛金として管理される、いわゆるツケ払いのことで与信取引とも呼びます。請求金額を確定するタイミング(締め日)に関しては、予め取引先と協議した上で決定します。継続的な取引があったり信用がある取引先との間では、請求をまとめることで効率化を図れる方法です。
対して後者は取引が発生する都度請求金額を確定し、短いスパンで請求処理を行います。新規の取引先や1度切りの取引では都度請求が最適です。
締め請求の場合は締め日までに実行された取引から請求金額を確定します。大量の取引があると請求金額を間違いやすいため、慎重に請求額を確定することが大切です。
請求書の発行
請求金額が確定すれば請求書を発行します。中小企業などではExcelを使用して、企業独自のフォーマットから請求書を作るケースもあります。ただしExcelでの請求書発行業務では、バージョン管理が難しかったり、過去の請求情報を活用できない、分析やレポートに向いていない、税務処理に向いていない などという難点もあります。
たとえばExcelで作成した請求書ファイルを特定のフォルダにどんどん保存していくと、どのファイルが最新版なのか分からなくなったり、必要なときに必要なファイルをすぐに検索できなかったりします。さらに、Excelで作成した請求書ファイルはそれぞれ独立したものなので、過去の取引データから請求金額等を呼び出し、作業効率を向上させることは難しいでしょう。
そのため請求書作成をシステム化したり会計ソフトウェアなどを導入する企業がほとんどでしょう。システム上で請求書を作成・発行すれば、請求データはシステムに蓄積されていき、必要に応じてデータを再利用したり、あるいは目的の請求データを瞬時に確認できます。
承認プロセス
発行した請求書は取引先へすぐに送付するのではなく、一度社内承認者に回して確認を取ってもらいます。一般的な中小企業での流れでいうと、経理担当者が作成した請求書をその上司や営業担当者が内覧し、承認が進みます。承認が滞りなく完了すれば、請求書を送付する準備に入ります。
ただし、この承認プロセスが円滑に回らないことが多々あります。承認者が不在だったり、確認を忘れているとプロセスが止まり、承認が進みません。こうしたリスクを回避するために承認プロセスもシステム化して、電子的にプロセスが回るようにしている企業もあります。
請求書の送付
作成して請求書は郵送か、あるいはメール等で電子的に送信するか何通りかの方法で送付されます。郵送で送付する場合は郵送金額をしっかりと確認し、不足が無い状態で送付することが最低限のマナーです。PDF化した請求書をメールで送信したり、あるいはクラウドストレージにアップロードするといった場合は、請求書に電子署名を付けるケースが多いでしょう。
電子署名とは電子的な認証サインで、どの企業の誰がその請求書を作成したかを証明するものです。電子署名が無いと電子的な送付を受け付けていない取引先もあるので注意しましょう。
未払い案件には督促を行う
売掛金に対して正確な請求業務を行ったにもかかわらず、取引先から期日までに支払いが無かった場合は代金が未払いということで、督促を行う必要があります。督促とは「未払いになっている代金を支払ってください」という請求であり、厳格な態度を持って行う必要がある業務です。
「督促状と催促状の違いとは？」について調べてみよう！
一般的には督促状を作成して取引先に送付します。そこには新しい期日を設けて、それまでに代金を支払ってくださいという旨と、尚も未払いの場合は然るべき処置を取るという旨を記載します。
取引先企業は請求内容を確認
請求書を受け取った取引先企業はまずその内容を確認します。納品されたものと請求されている金額に誤りが無いかをチェックし、支払期日と支払い方法を確認した上で、間違いが無ければ期日までに代金を支払います。
横領リスクに注意
会社の経済的資産を秘密裏かつ不正に自分のものにする横領は、請求業務にて発生しやすい傾向にあります。特に明確な請求プロセスを持っている大企業よりも、柔軟なプロセスを持つ中小企業の中で横領が発生する可能性が高く、企業はこのリスクを把握していないといけません。
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代金未回収リスクを低減するには？
請求業務の流れについて解説しましたが、請求には常に未払いのリスクがあることについて触れました。そうした代金未回収リスクを低減するにはどうすればよいのでしょうか？
まず一般的な方法としては取引先の「与信調査」を行うことです。与信とは信用を供与するという意味で、取引先に十分な支払能力があるか？万が一未払いが発生してもすぐに支払う姿勢はあるか？といって信用を評価します。与信調査には次の3通りの方法があります。
もっと見る：与信管理とは？その方法を解説
- 内部調査…既に取引のある企業への与信調査の際に、社内に蓄積された情報をもとに調査を信用を判断します。
- 直接調査…取引先に直接赴いたり、電話やメール・FAXで与信調査を行うという方法です。
- 外部調査…帝国データバンクなど第三者企業が持つデータベースをもとに取引先の信用を判断します。
「与信調査」について詳しくは、こちらの「与信審査とは？その重要性とやり方について」記事で是非ご覧ください。
いずれか1通りの方法だけで与信調査を行うのではなく、取引先や取引内容によって調査方法を変えたり、複数の方法を組み合わせて取引先の信用を評価することがポイントです。さらに評価に応じて与信限度額を設定して、万が一未回収リスクが顕在化しても、事業に影響の少ない金額を設定します。
こうした与信調査や与信を管理するには多くの手間と時間、そしてコストが必要ですが、これを効率良く行う方法もあります。それが掛け払い代行サービスを利用することです。
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掛け払い代行サービスとは？
掛け払い代行サービスはBtoBビジネスにおいて実行される与信取引で、掛け払いに関わる業務を代行するためのサービスです。ヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」は取引が成立した時点でヤマトグループが売掛金(債権)を管理し、請求業務などを行います。もしも期日までに支払いが無ければ、100％の代金をヤマトグループが保証します。
そのため、企業は代金未回収リスクを気にせずに取引を実行でき、かつ請求業務もアウトソーシングされるので業務効率が大幅に向上します。さらに、クロネコ掛け払いではヤマトグループ独自の与信審査によって、これまで取引できなかった中小企業や個人事業主との取引も行えるようになり、販路拡大にもつながります。
請求業務の効率化や、代金未回収リスクの低減に取り組む際はぜひクロネコ掛け払いをご検討ください。
