売掛金を回収することは企業の資金繰りを成り立たせる上で絶対に欠かせない業務です。効率良く回収を実施するためには、売掛金残高を適切に管理しなければなりません。皆さんの会社では、この管理をどのように行っているでしょうか？
エクセルで管理台帳を作成している、会計ソフトで管理しているなど方法は様々でしょう。ただ、いずれの方法でも言えることは「売掛金管理は負担が大きい」ということです。
今回は売掛金管理の業務をおさらいしつつ、業務効率化を実現するポイントをご紹介します。
売掛金管理の業務内容
ここではエクセルで作成した管理台帳を使用し、売掛金を管理した場合の業務内容についてご紹介します。
すべての顧客情報を登録する
最初に行う作業は過去・現在に取引のある顧客情報をすべて登録することです。主な登録情報は得意先名、得意先住所、得意先経理担当者、請求月、請求書フォーマットです。すべての顧客情報を登録しておくことで情報の一貫性を高めて、売掛金管理業務を細部から効率化していきます。さらに顧客IDを作成することで、売掛金管理以外の管理業務と情報を紐づけたりすることもできます。
顧客ごとに締め日を管理する
継続的な取引があるビジネスの場合、顧客によって請求の締め日は違います。たとえばA社の締め日は毎月15日で、B社は毎月末という場合に締め日が混同したりしないよう顧客情報と共に管理しておきましょう。請求金額を確定する際はこの締め日に注意して作業に当たる必要があります。
どんな小さな金額も記録する
顧客ごとの売掛金を管理するにあたって、売上が発生するために売掛金を記録していくわけですが、どんなに小さな金額でも記録することが大切です。小さい金額でもそれが積み重なると無視できない金額となってゆき、最終的には取り返しがつかないほど売掛金管理が複雑になってしまうことがあります。さらに、税務調査が入った場合を想定しても小さな金額もきちんと合わせておくことが大切です。
遅延案件を目立たせる
売掛金管理を徹底していてもすべての取引先が期日通りの支払いを行ってくれるわけではありません。取引全体の何パーセントかの案件は遅延している場合が現実的には多いでしょう。遅延案件の売掛金を徹底的に回収するためには、まず現在遅延案件がどれくらいあるかを可視化することが大切です。そのために遅延案件が目立つように背景色を黄色や赤に変更したり、マクロを実行すると遅延案件を抽出できるような仕組みを作っておくとよいでしょう。
遅延区分を付ける
遅延案件はすべて一括で管理するのではなく、30日間を一つの区切りとして30日以内、31日以上60日以内、61日以上90日以内、91日以上と区分を付けましょう。遅延案件は時間が経過するほど売掛金回収が難しくなるので、91日を超える遅延案件に関しては回収代行業者に依頼することを検討します。
未払いの理由を記録する
遅延案件のうち取引先と連絡が取れており、代金が未払いの理由が確認できるものはその内容を記録しておきます。債権者に非がないのなら、代金が未払いになっている理由は大まかに「支払いミスを起こした」「支払えるお金がない」「支払う意思がない」というものが大半でしょう。理由によって対応方法は変わるため、その状況を確実に記録しましょう。さらに、定期的な与信調査の際の判断基準にもします。
回収方法を計画しておく
遅延案件は一刻も早く売掛金を回収することが生命線になります。対応時間が長くなるほどコストがかかるので、相対的に収益が減少していきます。そのため、遅延案件に応じて回収方法を一度計画し、その都度適切な対応を取ることで効率良く売掛金を回収します。
以上のように、売掛金を管理するということは単に売掛金情報を記帳するだけでなく、顧客情報や取引に関わる様々な情報を管理しなければいけません。
会計ソフトを導入している環境でも業務内容に大きな変化はないでしょう。変わる点と言えば管理台帳を作成しないでよいことと、情報を抽出するための仕組みがあらかじめ備わっていることです。ソフトによっては入金情報の自動消込などにより業務を効率化できますが、基本的な業務範囲は変わりません。
売掛金には時効がある？
刑事事件に時効があるように、売掛金にも時効があります。これを“消滅時効”というのですが、以下のようにモノやサービスによって一定期間経過すると売掛金債権を消失してしまうので注意しましょう。
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時効期間 |
債務 |
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1年 |
飲食代、宿泊費、運送費 |
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2年 |
製造業・卸売業・小売業の販売代金、弁護士報酬 |
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3年 |
医療費、工事の設計、施行などの工事代金、自動車修理費 |
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5年 |
記以外の取引 |
売掛金の時効を中断するためには特定のアクションを取る必要があります。
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売掛金を管理するポイント
売掛金を効率良く、かつ確実に管理するためのポイントについてご紹介します。
徹底した仕組みをつくる
エクセルで管理台帳を作成するにせよ、会計ソフトを導入するにせよ大切なのは“仕組みの徹底”です。ほんの少しの金額漏れもないように管理したり、遅延案件を区分ごとに管理したりと、売掛金を管理するための徹底した仕組みづくりがまず大切です。
与信管理を徹底する
売掛金を確実に管理するためのポイントとして、取引先の信用を評価することが大切です。売掛金管理は単に情報を記録するだけでなく、その売掛金が回収可能かどうかをリアルタイムに判断することが大切です。そこで与信管理を徹底し、取引先の信用調査を行ったりすることが欠かせません。
売掛金管理を見直す
現状の売掛金管理業務がベストとは限りません。他にもっと良い方法があるかもしれませんし、気づいていないだけで現状業務は非効率なものかもしれないでしょう。そのため売掛金管理を継続的に見直し、常に改善するという姿勢が大切です。そうすることで売掛金管理をより効率良く実行できます。
売掛金管理のポイントはそう多くはありませんが、すべてのポイントを確実に押さえることはなかなか難しい課題です。
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請求代行サービスを検討する
冒頭で説明したように売掛金管理は負担が大きい業務の一つです。売掛金を回収することは企業にとって絶対に無くてはならない業務なのですが、業務負担に対して得られる利益が多くありません。従って、ほとんどの企業が売掛金管理に対して「効率化できるものならしたい…」と考えているのではないでしょうか？
売掛金管理を内製化している場合は、いずれの方法でも効率化には限界がありますが、請求代行サービスを利用すれば根本的な効率化を実現できます。たとえばヤマトクレジットファイナンスが提供している“クロネコ掛け払い”は、企業間取引が発生した時点で売掛金の管理や請求業務など一切をアウトソーシングしていただける請求代行サービスです。
与信調査に関しても当社が行うため、これまでは取引が難しかった一部の中小企業や個人事業主との取引も可能になるケースが多いでしょう。もう一つ利点は“代金100％保証”でサービスを提供していることです。そのため期日までに取引先から代金が支払われなかった場合、ヤマトクレジットファイナンスがその代金を100％保証します。
つまり、代金未回収リスクをゼロにして売掛残高管理の業務を効率化することができるのです。売掛金管理を効率化したいと考えている皆さんは、この機会にぜひクロネコ掛け払いのご利用をご検討いただければと思います。
