督促状と催促状の違いとは?

 2018.11.12  ヤマトクレジットファイナンス株式会社

今回は与信管理・債権管理における督促状と催促状の違い、および書状の作成方法などについてご紹介します。まず「督促」と「催促」という言葉の違いについて説明してゆきましょう。

督促には「うながすこと。仕事の完了・借金の支払いなどをせまること。催促。」あるいは「租税が納期限までに納付されない場合に督促状によってその納付を催告する行為。差し押さえの前提要件。」という意味合いを持ちます。(Weblio辞書より引用)

与信管理・債権管理においては、支払い期限が過ぎている債権に対し、支払いの完了を促すという意味があります。

では催促とは何か?意味としては督促とほとんど同じですが、督促が法律用語などにも使用されるのに対して、催促は日常会話でも使用します。従って「督促>催促」という関係で要求する度合いが違うのが一般的です。

督促状はより強い強制力を持たせるために、郵便局が送付内容を証明する内容証明郵便で送付することもあります。これは受取人が知らないという事態を防ぐことができます。

督促状と催促状はなぜ必要か?

まず催促状は、支払い期日が過ぎても代金を支払わない取引先に対し「支払い期日が過ぎているので、いついつまでに支払ってください」と未回収の代金支払いを促す書状です。多くの場合これ自体に強い強制力は無く、単に未納代金を支払うよう促す内容になります。

催促状を送付しても期日までに支払われなかった場合は督促状を送付します。督促状は支払いの最終勧告のようなもので、「いついつまでに支払いの確認が取れなければ法的処置に入ります」といった内容で取引先の支払いを強制する場合もあります。取引が発生した時点で売り手側には債権が発生し、支払いが無ければ督促を行うことは当然の権利です。

督促状は前述の通り内容証明郵便で送るこもあります。 内容証明郵便で送付することにより郵便局がその内容や宛先、届けたかどうかを証明してくれるので、取引先は「郵便が届いていなかったから確認できない」などの言い逃れができず、法的措置が必要になった際の証拠として提示できます。

督促状の書き方

では、督促状はどのように書けばよいのか?ここでその書き方についてご紹介します。

まずは宛先と日付、それと督促状を作成した部署または担当者情報を上部に記載します。宛先は社名のみの場合と取引先の代表者宛ての場合があり、各社の作成ルールに則って記入します。督促状を作成した部署や担当者情報の下には承認欄を設けて、上長と部長あるいは経営者の承認印が取れるようにしましょう。

中央やや上部には表題として「督促状」と大きめに表示します。督促というインパクトを与えることでより効果的に支払いを促すことが大切です。ちなみに督促状は企業間でコミュニケーションを図るための文書ではなく、あくまで代金未納という契約違反に対する処置なので厳格な姿勢で作成しましょう。

表題の下には用件として支払い要求の文言を記載します。ビジネス文書なので時候の挨拶などは不要です。「前略、用件のみ申し上げます」などの始まりで要件のみを挙げます。書き方については次の例文を参考にしてください。

前略、用件のみ申し上げます
下記ご利用分について繰り返しお支払いをお願いしてまいりましたが、未だご入金の確認がと れておりません。
つきましては下記にお支払い予定日を書き込みの上、郵送での返信またはFAXにてご送付いただき、至急お支払いいただきますようお願い申しあげます。

用件を述べたら次に利用内容の確認を記載します。利用日、利用サービス、納品日、利用金額、支払い期限を記載しましょう。その下には振り込み先も記載しておきます。最後に、こちらの督促に関わらず支払いが無かった場合は、法的処置に入るといった文言で勧告します。次の例文をご参考ください。

なお、〇月〇日までにご入金の確認が取れなかった場合はやむを得ず法的手段を取るほか、遅延利息、遅延損害金、請求手数料を加算させたいただく場合がございますので予めご了承ください。

督促状下部には返信欄を設けて、取引先がすぐに返信しやすいようにしましょう。以上で督促状の作成は完了です。

催促状に関しては督促状の書き方を参考に、「法的措置に入る」といった文言は使用せずに支払いを促すための文書を作成します。

代金未回収リスクによる損害はどれくらい?

「支払わない方が悪い」のは当然のことですが、だからといって督促状作成や送付を行わないことは企業の大きな損害に繋がります。たとえば利益率10%の商品で1,000万円の代金未回収があった場合、これを取り戻すためには新たに1億円の売上が必要です。回収するはずの1,000万円の中の原価を他の売上の利益から補填しなければならず、それをまかなう売上げは1億円になるのですからその損害は計り知れません。

代金未回収が多く発生するとキャッシュフローは一気に悪化し、最悪の場合「連鎖倒産」といった事態を招きます。

しかも代金未回収の損害が及ぶのは経済面だけでなく信用面もあります。未回収が多く発生すると仕入先や他の取引先から「管理能力が低い」と判断されてしまい、次第に取引条件が悪化したり、取引が停止されてしまうかもしれません。

こうしたリスクや損害を回避するためには、やはり与信管理・債権管理を徹底し、万が一期限内に代金が支払われていない状況が発生した場合は厳格な態度で催促・督促を行うことが大切なのです。

督促業務や与信管理・債権管理を効率化する方法とは

いくら経営上欠かせない業務とはいえ、督促業務はできれば無くしたいものです。そのためには与信管理・債権管理を徹底して行い、厳格な与信調査で100%信用のおける取引先とのみビジネスを行うことが必要でしょう。しかし、与信管理・債権管理も簡単ではなく、かつ厳格過ぎるルールでは取引できる企業の数が減り、ビジネスを阻害してしまいます。つまり、安全性の確保と取引の増大をどのようにバランスさせるのかが非常に重要な課題なのです。

そこで督促業務および与信管理・債権管理を効率化しつつ、代金未回収などのリスクを回避する方法のひとつが決済代行サービスを利用することです。文字通り企業の決済業務(与信調査、請求書発行、代金回収など)の一部または全部を代行するサービスを指します。

たとえばヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」サービスは、取引したい相手先企業の与信調査から請求書発行および送付、代金回収や督促、催促にいたるまでの業務をワンストップで代行するサービスです。与信管理、債権管理のあらゆる業務を効率化し、さらに代金保証によって未回収リスクを低減できます。

代金保証とは取引先からの支払いが万が一滞った場合、期日での支払いをヤマトクレジットファイナンスが100%保証するというものです。そのため企業は業務効率化により本来業務に集中できるだけでなく、自然とリスク管理もでき安心安全な取引が行えます。

取引先にとっても物流の大手であるヤマトグループから請求書などが届くので安心感を与え、取引に支障をきたしません。与信調査は最短5分で結果をご連絡するので、販売機会を逃さないのも大きなメリットです。

現在、与信管理や債権管理において代金未回収が多く発生し、督促や催促に労力が奪われている企業の皆様はぜひ「クロネコ掛け払い」の利用をご検討ください。ヤマトグループが提供するシステムとノウハウで、リスクの低減とビジネスの成長をバランスさせるためのご支援をいたします。

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