取引を行うと必ず発生するのが請求業務。みなさんは効率よく行っているでしょうか？
企業にとって重要な業務ではありますが、取引先や取引金額の増加に比例して請求業務の負担も大きくなりがちです。そこで検討したいのが請求代行サービスです。
本記事では、請求代行サービスの内容とともにメリット・デメリットについてもご紹介します。
請求代行サービスってそもそも何？
請求代行とは、取引先への代金の請求から入金確認・督促といった一連の請求業務をすべて代行してくれるサービスのことです。
ひとくちに請求業務といっても、その煩雑さは並大抵ではありません。複数の工程を一気に解決できる方法のひとつとして、請求代行サービスが注目されています。
請求代行サービスの業務内容
それでは請求代行サービスで対応している基本的な業務内容について説明します。
① 与信審査
与信審査とは、請求書払いなどの後払いにおいて支払いを行う取引先企業に十分な支払い能力が備わっているかどうか審査を行い、取引条件や与信限度額を設定することまでを言いますう。ノウハウがなく自社で与信管理できない、コストも時間もかかるといった与信管理を請求代行会社が行ってくれます。
② 請求書の発行・送付
提供した商品やサービスに対して請求書を作成し、郵送・電子メールなどで取引先へ送付する業務です。取引先ごとに確定した請求金額で請求書を作成し、発行や送付といった煩雑な作業を請求代行サービスがすべて代行してくれます。
③ 代金回収
代金回収には、代金を先に回収する前払いと、製品・サービス提供後に回収する後払いの２つがあり、BtoB取引（企業間取引）では後払いが多く採用されています。請求代行サービスは、企業にかわって取引先から代金回収を行います。
④ 未払時の督促
請求代行サービスは企業にかわって代金回収を行った後、入金確認業務も行います。期日までに入金がない場合は、企業に代わって取引先へ確認をし、場合によっては督促連絡や督促状を発行し入金を促します。
⑤ 消込
BtoB取引（企業間取引）では掛け取引が多いですが、売掛金として計上し、その後入金が確認されたら売掛金の金額を消す作業が発生します。債権の残高を減らす作業を消込といいます。
消込は、以下のような特徴があります。
・請求先が多いと何十件～数百件のデータを照合する必要があるので時間がかかり、経理担当者の負担が大きい
・入金する時間にばらつきがあると1日中消込業務に追われる
・見落としがあった場合、取引先に二重請求してしまう可能性がある
請求代行サービスは消込作業も行うので、こういったリスクを回避することができます。
⑥ 未払いに対する保証
売掛金の未回収金を保証するサービスです。未回収金の保証は、請求代行サービスの審査を通過し「適切な債権」と判断された取引だけが保証の対象となります。すべての未回収金が保証されるわけではないという点に留意しておきましょう。
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請求代行サービスのメリット
ここでは請求代行を利用するメリットを説明します。
① 請求業務の負担から解放される
１つめは、請求業務の負担から解放されることです。煩雑な請求業務は経理担当者のリソースを圧迫しがちです。繁忙期であれば、なお負担が大きくなるでしょう。請求業務は経営活動を維持するために欠かせない業務ですが、直接的に利益を生み出すものではありません。請求代行サービスを活用することで請求業務の一部または全部を効率化でき、利益に直結するようなコア業務に対してリソースを割くことができます。
② 与信調査・管理をスムーズに行える
２つめは、与信の調査や管理がスムーズになることです。BtoB取引は基本的に後払いなので、新規の取引先に対しては与信審査を行い支払能力があるのかどうかについて確認が必要となります。審査を疎かにすると支払いに関するリスクが大きくなるため、相応のノウハウが必要になりますが、企業によっては自社で行うことが難しいケースもあります。請求代行会社は、与信審査に関して豊富なノウハウがあり、またスピーディーに審査結果を出すことができるため、新規取引を迅速にスタートできることもメリットといえるでしょう。
③ 代金の未回収を避けられる
与信審査を通過した取引先であったとしても、支払いができなくなる可能性はあります。請求代行サービスは未回収発生時の保証があるため、万一のリスクにも対応できるのです。
④ 新規の販売市場を拡大できる
自社で後払い対応する場合、与信調査に時間がかかり初回取引まで時間がかかる、自社の与信基準を満たすことができない取引先は後払いで対応できない、また未払いのリスクもあるため営業にとっては新規開拓を行う上で様々なストレスがあります。
請求代行サービスを利用すると、こうした新規開拓に関する課題やリスクから解放されるので、積極的に新規開拓をすることが可能になります。
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請求代行サービスのデメリット
ここでは請求代行サービスのデメリットについて説明します。
① 自社にノウハウが溜まらない
１つめは、自社に請求業務のノウハウが蓄積されないことです。
自社の担当者が業務を行わずサービス頼りになるため、ノウハウを身につける機会を失ってしまうことになります。
またなんらかの理由で請求代行サービスを利用しなくなった場合、請求業務が立ち行かなくなってしまう可能性もあります。
代行サービスを利用する際は、依頼する業務の範囲を検討をすることもよいでしょう。
② サービス導入による切り替えに手間がかかる
請求代行サービスを導入する際、切り替えに手間がかかる可能性があります。導入にあたっては、運用方法などをシステム担当者等に周知する必要があります。担当者間で理解が十分でなかったり新しい運用に対する認識のズレがあると、導入前より業務が煩雑になる場合もあるかもしれません。スムーズに請求業務を移行するためには、マニュアルを作成したり社内で勉強会を行ったりするなど「情報共有の場」を事前に設け、混乱を避けることも重要です。
③ 請求ごとにコストが発生する
業務の煩雑さから解放されるメリットもある一方、請求代行サービスの利用には手数料がかかります。導入を検討する段階で、どの程度の負担が軽減されるのか、サービス導入によりどの程度のコストが発生するのかを比較することが需要です。
④ 利用限度額がある
請求代行サービスを利用しても、無限に取引ができるわけではありません。取引先ごとに利用限度額が設定され、その範囲内で代金保証が行われるものです。
まとめ
今回は請求代行サービスについて説明してきました。
自社の請求業務の負担軽減や業務効率化を図るのであれば、請求代行サービスの導入は効果的です。
コストの面だけを見ても、もし請求業務を自社で全て行う場合、担当者の人件費、請求業務に必要な端末の維持費用、請求書発行・送付にかかる紙代・プリント代・郵送費など様々なコストがかかります。特に、複数の取引先があったり請求業務が煩雑なことで工数がかかる会社は、人件費が増える傾向が高いでしょう。
そこで請求代行サービスを利用すれば、主に手数料といった代行サービス利用料が発生する一方、請求業務にかかわる担当者の人件費や請求書発行にかかわるコストの削減が見込めます。また、請求業務の工数を削減することで費用面でのコスト削減のみならず、メイン業務に集中する環境も整えることができるでしょう。
ヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」は、BtoB取引における売掛保証に対応した請求代行サービスです。
与信調査、請求書発行、代金回収、督促業務、消込、売掛保証といった一連の煩雑な請求業務を全てヤマトグループが行うため、未回収リスクを解消しつつビジネス拡大にもお役立てできます。
自社の請求業務の課題を明確にし、メリット・デメリットを比較したうえで自社の状況にあった選択をすることをオススメします。
