「営業支援」とは、営業活動の効率化を目的として行う支援業務のことです。近年、少子高齢化の影響や働き方改革により、業務効率化を目的として「営業支援」ツールを導入する企業が増えています。売上拡大や業務の生産性を向上したい場合は最適のツールといえます。しかし、誤った方法で導入をすると、逆に生産性が低下する恐れがあるため、注意が必要です。
本稿では、「営業支援」の概要や代表的なツールの紹介、導入時のポイントや代行サービスによる営業支援について解説していきます。
「営業支援」とは?
営業活動は複雑かつ長期的な取り組みであり、創造性が求められる業務になります。近年のIT化や社会情勢の変化により、一層サービス提案などの複雑さやスピード感が増している状況がうかがえます。そのため、営業担当者が資料作成や報告書の作成などの副業務に時間を費やしてしまい、本来コア業務である新規・既存の商談に集中することができないといった悩みや、社内の課題を耳にすることも少なくありません。そういったケースに陥った際に「営業支援」は有効です。
「営業支援」とはその言葉の通り「営業活動を支援するためのプロセスやシステム」のことを指し、営業担当者が行う業務を効率化することにより、生産性を向上させることを目的とします。具体的には、営業担当者以外の従業員が営業活動における副業務を代行したり、SFAやCRM(ブログ:CRMを使った顧客分析とは?)などの専用ツールを導入し、業務効率化を図る方法があります。
適切な「営業支援」ツールを導入した場合、営業活動の効率化により、契約件数の向上や売上アップに繋がります。しかし、目的が不明確なまま誤った方法で導入すると、時間、導入費用や人的リソースを無駄に使ってしまい、導入以前よりも無駄に工数が増えることにより失敗に終わってしまいます。そのため、自社内で「営業支援」ツールを導入する目的を明確化したうえで、現状における営業担当者の業務一覧を把握し、きちんと整備体制を敷くことが重要になってきます。
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「営業支援」ツール 一覧紹介
「営業支援」ツールと聞くとSFAやCRMツールを真っ先に思い浮かぶかもしれませんが、営業の業務負担を軽減できる便利なツールは数多く存在します。様々なサービスが存在する中で、自社の目的に応じた「営業支援」ツールを導入しなければいけません。
本稿では、代表的な「営業支援」ツールの概要と特徴をいくつか紹介します。
■SFA(営業支援システム)
SFAとは、「Sales Force Automation(セールス・フォース・オートメーション)」の略で、営業支援システムと呼ばれています。SFAは営業活動に関する様々なデータの分析・可視化・保管・共有することができ、営業活動の効率化や見える化に最適です。主な機能としては、顧客情報管理、営業担当者の行動管理並びに活動サポート、売上管理、メール配信機能などが挙げられます。SFAを駆使することにより、営業戦略の改善や営業コア業務の増加などの効果が見込めるため、契約数の向上や売上アップにも期待できます。
■CRM(顧客管理システム)
CRMとは、「Customer Relationship Management(カスタマー・リレーションシップ・マネジメント)」の略で、日本語では「顧客管理システム」や「顧客関係管理」と呼ばれています。
CRMの特徴としては、主に顧客管理を得意とし、顧客の基本情報の他にも購買履歴や行動履歴など、顧客の情報を一元的に管理・把握できることです。そのため、主にCRMは新規というよりは「既存顧客」の維持や売上拡大に役立つツールといえます。日々変化する顧客ニーズをつかみ、ニーズに合致したサービス提供を行うことで、顧客満足度が向上し、長期的な関係性を築くことができます。
■MA(マーケティングオートメーション)
MAは、マーケティング活動の自動化を意味する概念やツールを指す言葉です。MAの特徴としては、見込み顧客(リード)の発見から獲得、商談化までのプロセスを効率化できることです。機能を活用すれば、膨大な見込みリストをシステム上で管理し、現在の顧客のステータスを一瞬で把握することも可能です。そのため、顧客の温度感から、最適なPDCAサイクルを組み、商談数アップに繋げることが可能になります。MAはマーケティング活動のサポートがメインですが、マーケティング部門と営業部門の情報共有をスムーズにし、事業活動をスピード化するメリットもあります。
■名刺管理ツール
名刺管理ツールは、紙の名刺をOCR処理機能がある機械で読み取り、データ化して取り込み、名刺の基本情報をテキスト化し、自動的に登録してくれるツールのことをいいます。イベントなどで交換した名刺は、数が膨大になるため管理が煩雑になるケースが多いです。また、名刺は個人管理になりがちであり、管理が一元化されていないことから、会社内にて共有ができずに情報の把握や更新ができずに機会損失になるケースも散見されます。名刺管理ツールを活用すれば、顧客管理の効率化を実現し、見込み顧客へのアプローチ精度を高めることができます。クラウド上で共有すれば、いつでも誰でも顧客の情報を確認できる点もメリットです。
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「営業支援」ツール 導入の3ステップ
「営業支援」ツールの導入を成功させるためには、経営者本位にならずに、実際の営業に関わる担当者から理解されるものでなければなりません。そのため、現状の営業部門の問題点や要望などを吸い上げ、明確な目的意図を持ち、営業支援に取り組んでいくことが求められます。本章では、実際に営業支援を行うにあたり、どのようなステップを踏み、どのような点に気を付けるべきかを簡単に解説していきます。
ステップ①:営業活動の業務プロセスの可視化
先述して述べたとおり、営業プロセスは複雑化しているため、まずは現在の業務フローを要素ごとに細かく分解し、可視化することが重要になります。具体的には、営業担当者が直接行うべきコア業務とそれ以外に発生する副業務にカテゴリーを分けます。営業担当者以外でも対応可能な副業務に関しては、別従業員の仕事として調整するか、営業支援ツールの導入を検討します。この際に営業プロセスをしっかりと整理しておけば、不必要な業務や修正しなければいけない点が見えてきます。営業支援を実施する準備をしながら、現状確認と軌道修正も併せて実施するのがポイントです。
ステップ②:問題点の抽出
続いて現状抱えている問題点を洗い出していきます。①のステップにて可視化したプロセスの中で実際の営業担当者の率直な意見をヒアリングします。「属人化により業務の偏りが発生している」「資料作成に時間がかかり過ぎている」「アポ取りばかりで商談が少ない」等の問題点がはっきりすれば、それを解決するための分析を行います。問題点が浮かび上がった段階で、それを「無くす」のか「変える」のかに当てはめることをオススメします。その作業を現場の声をきちんと反映させながら進めていくことで、より納得した営業支援の成功に近づいていきます。
ステップ③:課題解決に向けた営業支援の検討・実施
現状の業務フローを可視化し、問題点を整理できた段階で、優先順位を付け、解決にコミットできる適切な営業支援ツールを検討します。例えば、「アポイント数不足」が課題であれば、MAツールやインサイドセールス部門の導入、「見積書・稟議書」の作成が課題であれば、SFAやCRMツールの導入の検討をオススメします。実際に検討段階に入った際は、経営層の独断にならずに、しっかりと営業担当者の業務効率化に役立つもので、きちんと定着するものでなければなりません。導入したものの、逆に業務・手間が増えるようなら本末転倒になってしまいます。そのため、しっかりと営業担当者にヒアリングを行ったうえで、目的に合った営業支援ツールを導入していくかがポイントになります。導入後もしっかりと検証結果を分析し、適切に改善していくことで、導入後に陥りがちなミスマッチを回避することができ、長期的な成功に繋がっていきます。
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業務効率化により、営業支援を
これまで述べてきたように代表的な「営業支援」ツールはSFAやCRMシステムが挙げられ、導入することにより、様々なメリットを享受できます。
しかし、「営業支援」は上記で挙げたような専門的なシステムを利用するだけで終わりではありません。営業活動を「支援する」という部分に焦点を合わせれば、他にも営業支援を実現するサービスはたくさんあります。例えば、営業代行サービスは、顧客獲得のための営業活動を外部委託できるサービスであり、営業活動の手間や労力を削減することを目的とし、顧客との接点を増やすことができます。資料作成代行サービスは、顧客への提案などで時間のかかる提案書や報告書などの作成を外部委託し、営業活動における副業務に割く時間と労力を削減することができます。
上記のように数多くある「営業支援」サービスの中でも、今回特に推奨させていただくのは、「決済代行サービス」です。「決済代行サービス」は、企業が行う商取引における与信管理から請求管理までを代行し、売掛金未回収リスクを軽減するためのサービスです。主に営業担当者が行う副業務を代行するサービスではありますが、営業活動をしたのにもかかわらず、与信管理上問題があり、取引自体できないケースや、取引したのにも関わらず代金が支払われずに未回収となるケースなど、営業する上でこういった非常事態は十分に起こりえます。
そういった事態を未然に防止する役割を担うのが決済代行サービスです。機能としては、取引が発生する前に与信審査をし、取引可否の判断を代行します。また取引後に発生する請求書発行や入金管理等の煩雑な業務も併せて代行します。そのため、取引における安全性を担保するのみならず、業務効率化にも役立つサービスなります。
弊社が提供している「クロネコ掛け払い」では、営業担当者の副業務に当たる与信管理や請求書発行代行、入金管理、更には督促・売掛金100%保証の機能を標準で提供する決済代行サービスになります。最短審査5分/与信通過率98%の実績もあるため、これまで取引をしていない業界・業種の企業、個人事業主にも商圏を拡大することが可能です。また売掛金100%保証の機能もあるため、未収案件が発生しても、大きな被害を防ぐことができます。
もし、営業支援の一環としてSFAやCRMツールの導入以外に決済代行サービスにより、与信管理の充実や業務効率化を実現したい企業様は、ぜひ「クロネコ掛け払い」をご検討ください。ヤマトグループが責任を持って貴社の副業務を代行し、リスクゼロの安全かつ安心な取引を支援します。
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