取引を行う際に欠かせない重要な書類、それは請求書です。営業や経理部門に属したり起業をしていない場合には、あまり触れる機会はないかもしれません。
しかし、請求書の作成には細かい項目の記入・計算ミスのチェック・フォーマットの選択など、想像以上に多くの手間がかかっています。こうした作業に慣れていない場合、時間がかかるだけでなくミスのリスクや「本業に集中できない」といった悩みを抱えることも珍しくありません。
実際に請求作成が負担になり、メインの業務に集中できないという声も多く聞かれます。そのため、基本的な作成ルールやポイントを知っておくことが重要です。
ここでは請求書を初めて作成する方でも、安心して取り組めるコツをわかりやすくお伝えします。さらに「もう限界…」と感じたときに役立つ具体的な解決策についてもご紹介しますので、効率的な請求書作成を目指すためにぜひ参考にしてみてください。
請求書の役割と注意点
請求書とは、販売先に対して代金の支払いを正式に依頼するための重要な文書です。ビジネスにおいて欠かせないこの書類は、商品やサービスの提供内容を明確化させ、取引内容や金額に関しての認識をお互いに合わせていく役割を担います。そのため、正確な請求書を発行することで誤解やトラブルを未然に防ぎ、スムーズな取引が可能となります。また、最終的な目的は「代金を入金してもらうこと」にあります。そのため、請求書を作成・発行・送付したとしても、取引先から期日通りに入金が無ければビジネスは成り立ちません。誤解やトラブルを防ぐためにも、次の注意点は必ず意識して請求書を作成しましょう。
誤解やトラブルを防ぐための注意点
- 入金日は必ず記載（期日指定）
- 相手先の担当者を明確に記載
- 請求項目は正しく記載
- 取引先が必要なタイミングで請求書を送付
- 入金先の情報（口座番号）を正確に記載
請求書作成はなぜ手間なのか
請求書作成で悩みやすいポイントを理解することは、スムーズに作業を進めるための第一歩になります。ここでは多くの人が抱える不安を洗い出し、それぞれの背景にある課題を整理してみましょう。
項目が多く複雑
請求書には記載しなければならない項目が多く、慣れていないと混乱することがあります。これらを漏れなく正確に記載する必要があるため、どの情報が必須でどこまで詳細に書くべきかの判断が難しい点が一つの悩みとしてあげられます。
レイアウト・デザインに決まりがない
請求書の形式やデザインはシンプルなものから、企業ロゴやカラーを取り入れたブランディング重視のものまで選択肢が豊富にあります。不慣れな方は「どの形式が適切なのか・何を優先して記載すべきか」に迷いがちです。デザイン性と情報のわかりやすさを両立させることもセンスが問われる為、難しい点です。
ミスが起きた際のリスクが高い
請求書作成には記入ミスやフォーマットの不備による記入漏れといったリスクがつきものです。こうしたミスがあると相手先に訂正の手間をかけるだけでなく、信頼を損ねる可能性があります。また、金額や期日のミスは支払い遅延に直結するため注意が必要です。
法律やルールへの対応
請求書作成において税法や規制への対応は避けて通れません。2023年10月1日にスタートしたインボイス制度によって、取引先が希望した場合には「適格請求書発行事業者」は上記制度に対応した請求書の発行が義務付けられました。そのため、ビジネスを円滑に進めて信頼性を向上させるためにも、ルールに則り、正確に発行する必要があります。また、電子帳簿保存法などの関連法律やルールがあり、適切に管理することは一層重要となっています。
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どこでつまずきやすいのかを明確に理解することは、正確かつ効率的な作成に繋がります。これらのポイントをしっかりと押さえたうえで、請求書作成に取り組みましょう。
請求書作成のルールとは
結論から述べると、請求書の作成にはこれといったルールがありません。そのため請求書を作成を行う際には、自社の管理体制と取引先の希望に沿ったフォーマットを準備することが大切です。
たとえば取引先において請求書は原本での送付が基本だったり、請求項目を明確に記載しなければいけなかったり、発注番号の記載が必須だったりと様々なケースがあります。また、指定された電子請求書システムを利用しなくてはならない場合など、取引先が持つ独自のルールに合わせるのが基本となるでしょう。
取引先が多いとその分フォーマットが増えることになるので、請求業務を円滑に進めるためには雛形の統一が鍵となります。取引先の独自ルールを確認した上で、どのような場合でも対応ができるよう管理を心がけましょう。
請求書の記載項目
取引先の要望に合わせた制作が必要な請求書ですが、「決められたルールがないことで、どのように作成すればよいのか分からない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本章では、請求書作成に最低限必要な記載項目を簡単に解説します。確実に支払いをしてもらうためにも、法律やビジネスマナーに基づき正確で信頼性の高い請求書を作成しましょう。
参考 クロネコ掛け払いの請求書見本①（高画質版はこちら）
参考 クロネコ掛け払いの請求明細見本②（高画質版はこちら）
請求書タイトル
取引ごとに請求を行う場合は、シンプルに「請求書」と記載すれば問題ありません。一方で、一定期間の取引をまとめて請求する場合は、「○○年○○月分御請求書」と記載することで分かりやすくなります。
請求書の宛先（社名・部署・担当者など）
取引先の正式名称と担当者名を記載します。法人の場合は「株式会社」などの正式名称を略さないことが重要です。
発行者の氏名および登録番号
自社の正式名称、住所、連絡先を記載します。2023年に施行されたインボイス制度では適格請求書を発行するために、発行者の登録番号の記載が必須となります。
請求番号
請求書を識別するため、管理上の目的で付けます。請求書番号を付けることで取引履歴が後から追跡しやすくなり、確認を行う際に特定しやすいメリットがあります。複数枚の請求書をまとめて発行する場合は代表番号と枝番号を活用することで、作成や区分けをスムーズにしましょう。
発行日
請求書の作成日ではなく、実際に発行する月初や相手先の締め日に合わせた日付を記載します。支払い期日や会計処理に大きな影響を与えるため、正確に入力しましょう。
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請求内容（取引内容・取引日）
商品やサービスの名称、数量、単価、取引日などの詳細を具体的に記載します。相手にとってわかりやすく、簡潔にまとめることがポイントです。
消費税額
税抜金額、消費税率、税込み金額を明確に記載します。インボイス制度対応のため、税率ごとに区分した入力が必要となります。
振込先口座情報
支払いに使用する銀行口座情報を正確に記載します。特に支店名や口座名義は間違いがないよう確認しましょう。また振込先は、請求書を発行するたびに必ず記載しましょう。
支払い期日
支払いを完了する期限を明確に設定します。契約時に支払い期限を決めておくことで、スムーズな支払いにも繋がります。
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その他の項目として、振込手数料が支払い側の負担となる場合は、その旨を明確に記載することが大切です。また、未収金の繰越がある場合なども、取引先に誤解が生じないよう具体的に明記する必要があります。
請求書作成のポイント
請求書を作成する際には、項目に沿った正確な記載が重要です。しかし、信頼性が高く取引先にとって分かりやすい請求書を作成するためには、それ以外の配慮も必要になります。以下のポイントは取引先との信頼関係を維持しながら円滑に支払いを進めることに繋がるため、請求書を作成する際は、ぜひ念頭に置いて取り組んでみてください。
角印
紙ベースの請求書には、発行者の角印を押すことで、正式な書類としての信頼性を高めることができます。日本企業では古くから請求書に角印を押印する習慣が根付いており、押印された請求書の方が正式な文書として受け取られる傾向があります。法律上、押印は義務ではありませんが、スムーズな取引のためにも押しておくことをおすすめします。
一般的に、企業の場合は社名の横に角印を押すのが基本ですが、個人事業主の場合は氏名の横に認印を押すだけで問題ありません。また、Excel やWordなどで請求書を作成する場合は、電子印鑑を使用する方法や、作成した請求書を印刷して、実際に印鑑を押して郵送する方法があります。
封筒の書き方
会社や担当部署宛てに書類を送る場合、宛名欄にはまず社名や部署名を記載し、その下に「御中」と書くようにします。もし、役職や肩書のある方に送る際には、社名と部署名を記載した後、次の行に役職と氏名を順に記入します。担当者宛ての場合には、社名と部署名を記載して次の行に氏名を書きましょう。
また、請求書を送付する際には、封筒に必ず「請求書在中」と明記してください。これにより封筒の中身が一目で分かり、他の書類に紛れて見落とされたり、開封が遅れてしまったりすることを防ぐことができます。
添え状
添え状は送付目的を明確にし、請求書の内容を簡潔に伝えるだけでなく、受取側に配慮を示し信頼関係を深める役割を果たします。また、同封書類の確認漏れを防ぎ、スムーズな取引を促進します。添え状には、宛先や差出人情報、簡単な挨拶、送付目的、請求書の概要、問い合わせ先を明記するとよいでしょう。例として「〇月分の請求書を送付いたします。内容をご確認いただき、不明点がございましたらご連絡ください」といった形式が一般的です。
発行のタイミング
作成が完了した後は請求書の発行作業となります。発行のタイミングは支払いが円滑に行われるかどうかを左右する重要なポイントです。発行が遅れると入金が遅延し、結果としてキャッシュフローに悪影響を及ぼす可能性があります。また、取引先の業務ルールに合わないタイミングで請求書を発行すると確認や処理が遅れる原因となりますので、適切なタイミングでの発行が大切です。通常、請求書の発行や送付は納品と同時、または納品後に行われます。企業間取引では都度方式と掛売方式という2つの請求方法があり、それぞれの特徴や適した場面を把握することが重要になります。
請求業務をプロに任せる選択肢
請求書作成は取引の透明性を保ち、信頼関係を築くために欠かせない重要な業務です。しかしその一方で、直接的に利益を生み出す業務ではありません。
上記で解説したポイントを全て意識し適切に発行を行う為には、手間や時間がかかる作業でもあります。また、作成や発行の際に発生した小さなミスが、支払い遅延やトラブルの原因になることも少なくありません。そのため、こうした負担やリスクを軽減し請求業務の効率化を図る方法として、請求業務代行サービスの活用を視野に入れることをお勧めします。
請求業務代行サービスは請求書の作成から送付、入金確認までの一連の業務を専門の業者が代行するサービスです。更に請求書発行だけではなく、取引時の企業与信から督促業務まで丸ごと代行するサービスもあり、以下のようなメリットがあります。
作業負担の軽減
煩雑な業務をプロに任せることで、請求業務全般を大幅に削減できます。
専門的な対応
企業与信や督促業務など専門性が高く自社運用が難しい業務も、プロに任せることができます。
未回収リスクのサポート
万が一貸し倒れが発生した場合は、必要に応じて債権100%保証のサポートが受けられます。※サポート範囲は各サービスによって異なります。
プロに業務を任せることで作成や発行時のミスを防ぎ、取引先との信頼関係をより強固に築くことができます。結果として、業務の効率化だけでなく、顧客満足度の向上にも繋がります。さらに、余剰となったリソースをコア業務に集中させることが可能なため、請求業務の負担に悩みがある場合はぜひ選択肢として検討してみてください。
効率的な請求書作成を目指して
請求書作成に悩んでいる方は、まず基本項目をしっかりと押さえ、正確な請求書の作成を意識することが大切です。
しかし、全てのポイントを意識しようとすると作成の負担が増し、結果的に多くの時間を費やしてしまうこともあります。信頼性の高い請求書を自分で作成することは重要ですが、それだけではスムーズな取引の実現はできません。
もし「効率化を図りたい」と感じたら、請求業務代行サービスという選択肢を検討してみてください。信頼できるプロに請求業務を任せることで、効率的でスマートな取引を実現していきましょう。
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