請求書作成における7つの常識とは?請求書サンプルあり

 2019.06.18  ヤマトクレジットファイナンス株式会社

営業や経理部門に属したり、起業をしていない場合には、あまり請求書というものに触れたことがないかもしれません。

おそらく多くの企業では、経理や営業事務が請求書を作成・発行・送付していたので、いざ自身が請求書を送る場合には「請求書ってどうやって作ればいいんだっけ?」という悩みを抱くかと思います。周りに経験者や協力者がいないと自分自身で請求書を作成・発行・送付しなければいけないので、請求書作成における常識を知っておくことが大切です。

そこで今回は請求書作成における8つの常識をご紹介します。

常識1. 請求書とは何か

請求書は商品やサービス代金を取引相手に請求する際に作成・発行・送付する書類です。請求書には販売した商品名と数量、合計金額のほか、請求日、振込先や支払い期限等を記載します。請求書の発行には法的義務はありませんが、取引先とのビジネスをスムーズに進めるためには大切な書類です。

常識2. 請求書作成のルール

請求書の作成にはこれといったルールはありません。なので請求書をどのように作成するかを考える際には、自社で管理しやすいフォーマットと取引先がどういったフォーマットを希望するかが重要になります。

たとえば取引先において請求書は原本での送付が基本だったり、請求項目を明確に記載しなければいけなかったり、発注番号の記載が必須だったりと取引先が持つ独自のルールに合わせるのが基本です。

取引先が多いとその分請求書フォーマットが増えることになるので、請求業務を円滑に進めるためには統一したフォーマット管理がとても重要です。まずは取引先の独自ルールを確認した上でフォーマットを作成し、いつでも使いやすいように管理することで効率化を図りましょう。

常識3. 請求書作成の目的

請求書は何のためにあるのか?それはもちろん「代金を入金してもらうこと」です。請求書を作成・発行・送付したとしても取引先から期日通りに入金が無ければビジネスは成り立ちません。しっかりと入金してもらうためにも、次の点に注意して請求書を作成しましょう。

入金を確実に行ってもらうための注意点

  • 必ず入金日を明記する(期日指定)
  • 相手先の担当者を明記する
  • 正しい請求項目を明記する
  • 取引先が必要なタイミングで請求書を送付する
  • 入金先の口座番号を明記する

常識4. 請求書作成のポイント

正しく請求書を作成するためのポイントをご紹介します。

請求書に角印は押印されているか

角印とは請求書や領主所、見積書などに会社が発行した文書であることを示すために使用するはんこのことです。角印には法的義務はありませんが、角印があるかないかで請求書に対する印象が違います。日本企業は古くから「請求書には角印を押印する」ことと慣習としてきたので、角印があることで「請求等に関する書類なのだな」と一目で判断できます。角印が無くても請求書として成り立ちますが、正式な書面であるという印象を強調するためにも必要な押印でしょう。

「請求書在中」と封筒に記入されているか

必ずしも必要というわけではありませんが、封筒に「請求書在中」と記入してあると、封筒の中身が何かを分かりやすくできます。

消費税の端数について

消費税は請求項目の「小計」の後に記入します。消費税の計算の際に端数が出ることがありますが、あらかじめ小数点以下を切り捨てるか四捨五入するか、切り上げにするかを決めておきましょう。法的ルールはないので判断は企業にゆだねられますが。一貫性のない方式では信頼に影響する可能性もあるため、事前にルールを決定しておきます。

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常識5. 請求書発行のパターン

請求書を発行する際はビジネスに応じて2つのパターンがあります。

都度方式(商品納品時に発行する請求書)

商品を納品する際に、その都度請求書を発行することを都度方式といいます。主に新規取引先など、まだ信頼関係が成り立っていない相手とのビジネスでこの方式を選択します。都度方式は納品から請求までのタイミングが短いため、代金を早く回収できるというメリットがあります。

掛売方式(一定期間に購入した商品をまとめて発行する請求書)

一定期間の間に納品した売上に対してまとめて請求書を発行することを掛売方式といいます。月末締めの翌月払いなど、1ヵ月の売上をまとめて請求するケースが多いでしょう。毎月取引がある場合や、商品単価が低い場合、信頼関係がある取引先とのビジネスの場合に適しています。

常識6. 請求書への記載事項

請求書に記載すべき基本事項をご紹介します。

宛先

会社名、経理部、担当者名を明記するのが一般的です。請求書の宛先を誰にすればよいのか、取引先に確認してください。請求書の宛先と封筒の宛先が異なる場合がありますので、しっかりと確認しておきましょう。

請求書番号

請求書番号はデータ管理上の目的で付けます。請求書番号を納品書などと紐づけることで管理がしやすくなり、取引先とやりとりする際に番号を指定して書類を特定することもできます。掛売方式の取引先に対し複数枚の請求書をまとめた請求書を発行する場合は、代表番号と枝番号を使用することで請求書作成と区分けがスムーズになります。

請求書の発行日

代金支払い期日は企業によって違いますが、一般的には月末締めの翌月払いか、月末締めの翌々月払いに設定しているところが多いでしょう。そのため請求書発行のタイミングを支払期日の数週間前に設定するところが多いでしょう。

請求側の会社名と捺印

請求書にはその会社の正式な書類であることを取引先に伝えるために、会社の角印を押印します。押印の位置は社名をすべて隠すのではなく、社名に少しかぶるように右に寄せて印鑑を押します。

請求書のタイトル

都度方式の場合は「請求書」というタイトルにし、掛売方式の場合は「○○年○○月分御請求書」というようなタイトルを付けます。タイトルの下には挨拶の文章も入れると良いでしょう。

繰越金

請求書を作成した時点で未収金があればそれを記載します。

合計金額

この請求書で最終的に請求している金額がいくらなのかをわかるように太字にしたり、大きめのフォントを使用します。

振込先

振込先は都度記載しましょう。銀行口座名、口座願望、支払方法を明記します。

振込手数料

特に指定や取り決めが無ければ振込手数料は支払い側が手数料を持つのが一般的です。振込手数料負担に関する依頼文章を記載しておきましょう。

支払期限

支払期限は必ず明記しましょう。契約時に支払い期限を決めておくとスムーズに支払いが行われます。

商品名と数量

請求書の明細欄には商品名、単価、数量等を必ず明記します。

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常識7. 封筒の宛名の書き方

会社宛てに送付する際は社名の下に「御中」を付けます。担当部署宛ての場合も部署名の下に「御中」と付けます。役職や肩書のある相手の場合は社名と部署名を書き、次の行に役職と氏名を順に書きます。担当者宛ての場合は社名と部署名を書き、次の行に氏名を書きます。

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