売掛金や未収入金などの債権は、支払いがあった段階で入金額を照合し「入金消し込み」を行わなければいけません。入金消し込みは経理業務の中でも重要性が高く、単純作業でありながら重要な仕事なので精神的負担も大きな作業です。本稿ではそんな入金消し込みの基礎知識から、改善の方法まで紹介します。
入金消し込みとは？
入金消し込みとは簡単に言えば「売掛金や未収入金などの債権の請求額と、実際に支払われた入金額とを照合し、債権をゼロにする作業」を指します。基本的には会社の銀行通帳と請求書にある請求額との照合を行い、入金額に間違いが無いかを確認します。もしも入金が無い場合は取引先に対して督促を行うことになります。
入金消し込みの重要性が高い理由は「取引に関わるお金を管理していること」と、「取引におけるトラブルが発生しやすいこと」です。会社経営は商品やサービスを販売した売上で行われていますから、取引先から期日通りの支払いが無いと資金計画は狂ってしまいます。なので取引先から支払いがしっかりとされているかを、常に確認しなければいけません。
請求額と支払い金額に相違がないか、また消し込み忘れが無いか等を慎重に確認することも大切です。取引先からの支払いがされているにも関わらず、消し込み忘れによって取引先に督促してしまうと、会社の信用問題に発展します。1度ならまだしも2度3度と同じようなことが続けば取引先からの信用を失い、取引自体が難しくなるケースもあります。
だからこそ入金消し込みは経理業務の中でも重要度が高く精神的負担が大きい作業なのです。
入金消し込みを手作業で行うのは危険？
売掛台帳と会社の銀行通帳を突き合わせて、1つ1つ手作業で入金消し込みを行っている企業は少なくありません。Excelを利用している場合でも、銀行通帳で確認した入金情報を台帳に転記し、最終的には目視で入金額が間違っていないかを確認します。このように手作業で入金消し込みを行うことの問題点は「誤差の発生」です。
入金消し込みの際に金額の誤差が発生する原因は、単純な計算ミスはもちろん、振込手数料や消費税計算、経費や買掛金との相殺やおまとめ入金などさまざまなものがあります。そのため誤差が発生しやすく、それによるトラブルも後を絶えません。
もう1つ重大な問題点が「業務の属人化」です。手作業で入金消し込みを行っている企業の場合、重要な業務であることからベテラン従業員に任せることが多く、当人しか業務内容を把握してないという状況を作り上げてしまいます。もしもそのベテラン従業員が退職したり病気で休職してしまえば、入金消し込みを確実に行える人材は他にいなくなってしまいます。入金消し込みではこうした属人化が非常に起こりやすいため、多大なリスクを持っています。
企業によっては請求書に前月の入金額を表示するところもあるので、入金消し込みが終わらないと新しい請求書を発行できないなど、手作業では他にもたくさんの問題点があります。
入金消し込みはなぜいつまでも手作業なのか？
こうした入金消し込みの問題点を解消するために真っ先に考えられる対策が「システム化」ですが、入金消し込みではシステム化がなかなか進みません。なぜなら入金消し込みという業務の性質上、作業の定型化が難しい部分が多いからです。
取引先によって前月分の支払いが翌月末日・翌々月末日等、期日が異なるケースが多々あります。さらに決済手段も一定ではなく半分現金・半分手形や相殺など支払い方法が複雑化するケースも多く見受けられます。請求側の会社にとっては入金消し込みを行うタイミングや注意すべきタイミングが都度変わるため、これを柔軟にカバーできるシステムを構築するのが難しいのです。
その中でも販売管理システムや請求管理システムの入金消し込み機能を使用しているという企業もありますが、取引先によっては運用ルールがフィットしないという問題もあります。残る方法としてはスクラッチ開発で独自のシステムを構築することですが、膨大な開発費用がかかるだけでなく、導入後のメンテナンスやシステム改修等に手間とコストが必要になることから、現実的ではないと感じる企業が大半でしょう。
こうした理由からやむを得ず手作業で入金消し込みを行っているわけですが、そうするとリスクが常にある状態になります。
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入金消し込み作業を改善する方法
環境的に入金消し込みのシステム化が難しいことを前提に改善方法を考えると、まず大切なのは「属人化を排除する」ことです。前述のように入金消し込みは属人化が置きやすい業務ですが、だからといってその問題に目を背けているとリスクを抱えたままになります。これを解決するためには入金消し込み作業をマニュアル化が欠かせません。
製造現場では作業指示書を作成することを品質基準として設定しているところが多いので、自然とマニュアル化が進んでいます。しかし経理といったバックオフィス部門ではそうしたマニュアル化がされていないケースが多く、業務に関するナレッジやノウハウは従業員の頭の中にあるという状況がほとんどでしょう。しかしこれではいつまで経っても属人化は排除できません。
そのため入金消し込みに関する作業マニュアルをフロー図と共に作成することをおすすめします。フロー図とは作業の流れに沿って手順や内容、分岐を記述した図であり、それを見れば作業の手順と流れ、それと作業方法を直感的に理解できます。このフロー図を作成しておくだけでも属人化はある程度排除されるでしょう。
決済代行サービスを利用する
こうしたマニュアル化でも入金消し込みのリスクを排除できるわけではありません。そこで手作業による問題点を確実に無くしたいという企業のには、決済代行サービスの利用をおすすめします。ヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」は、BtoB（企業間取引）で欠かせない与信取引に対応した数少ない決済代行サービスです。
クロネコ掛け払いを利用すると与信調査はヤマトグループが行うため、一般的な与信基準に比べて個人事業者との取引や小規模事業者との取引が行いやすくなり、将来的な大口ビジネスに繋がるチャンスが拡大します。
取引が発生すると売掛金管理はヤマトグループが行い、支払期日が近づけば取引先に対してヤマトグループから請求書が届きます。取引先視点で考えてもヤマトグループから請求書が届くということで強い安心感を持っていただけるサービスです。
つまり、クロネコ掛け払いを利用していれば入金消し込み作業を行う必要はなく、取引先ごとに異なっていた支払期日も同じ日にまとめることが可能になります。
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もう1つクロネコ掛け払いを利用するメリットが「代金保証」です。支払期日までに取引先からの入金が確認できなかった場合は、その代金をヤマトグループが100％保証します。従って売掛金の未回収といった与信リスクに精神を削ることなく、ビジネスに集中する環境が整うのです。
入金消し込みは大変な作業ですが、クロネコ掛け払いのようなアウトソーシングサービスを利用することで効率化を図るだけでなく、そこにあるリスクを低減することもできます。手作業での入金消し込みに悩んでいるのならば、クロネコ掛け払いの利用をぜひご検討ください。
