売掛金や未収入金などの債権は、支払いがあった段階で入金額を照合し「入金消し込み」という作業を行わなければいけません。入金消し込みは経理業務の中でも重要性が高く、単純作業でありながら重要な仕事なので精神的負担も大きな作業です。本稿ではそんな入金消し込みの基礎知識から、改善の方法まで紹介します。
入金消し込み（入金消込）とは？
入金消し込み（入金消込）とは「売掛金や未収入金などの債権の請求額と実際に支払われた入金額を照合し、債権をゼロにする作業」を指します。基本的には会社の銀行通帳と請求書にある請求額との照合を行い、入金額に間違いがないかを確認します。もしも入金が無い場合は取引先に対して催促、督促を行うことになります。
入金消し込みの重要性が高い理由には「取引にかかわるお金を管理していること」と「取引におけるトラブルが発生しやすいこと」があげられます。会社経営は商品やサービスを販売した売上で行われているので、取引先から支払期日までに支払いがないと資金計画が狂ってしまいます。ですので、取引先からの支払いが正しく行われているか、常に確認しなければいけません。
請求額と支払金額に相違がないか、また消し込み忘れがないかなど慎重な確認が必要となります。取引先が支払っているにも関わらず、消し込みを忘れることによって、取引先に督促してしまうと会社の信用問題になる場合も。1度ならまだしも2度3度と同じようなことが続けば取引先からの信用を失い、取引を解消されてしまうケースもあります。
だからこそ入金消し込みは経理業務の中でも重要度が高く、慎重に作業を行わなくてはならず、精神的負担も大きくなります。
入金消し込み作業の注意事項
入金消し込みは、企業間の円滑な取引を継続する上で必要不可欠な作業となります。ただ現場では下記のような課題に悩む企業も多いのが現状です。
業務が属人化しやすい
消し込み作業を正確に行える人材がベテラン社員に集中している状況を「属人化」と呼びます。特定の社員しか消し込み作業が行えない状況が続くと、その経理担当者の精神的・肉体的負担は大きくなっていきます。繁忙期にはその負担がさらに大きくなるでしょう。経理担当者のフラストレーションも溜まり、生産性が低下する危険性があります。
また、消し込み作業が行える経理担当者が休職または退職してしった場合、消し込み作業が滞ることとなり、会社のキャッシュフローが悪化する恐れがあります。このようなリスクを避けるため、対応力や経験豊富な複数の人材の育成が必要であり、その労力が無くなることはありません。
請求漏れや二重請求が発生するリスクがある
正確な消し込み作業が行われないと、二重請求や請求漏れが生じる可能性があります。二重請求の場合は、取引先の信用にかかわるので取引を停止される可能性があるでしょう。また反対に請求漏れが発生すると、二重請求同様、信用問題にも関わりますし、更に自社のキャッシュフローに悪影響を与えていまいます。
入金消し込み作業、手作業は危険？
売掛台帳と会社の銀行通帳を突き合わせて、1つ1つ手作業で入金消し込みを行っている企業は少なくありません。Excelを利用している場合でも、銀行通帳で確認した入金情報を台帳に転記し、最終的には目視で入金額が間違っていないかを確認します。このように手作業で入金消し込みを行うことの問題点は「誤差の発生」です。
入金消し込みの際に金額の誤差が発生する原因は、単純な計算ミスはもちろん、振込手数料や消費税計算、経費や買掛金との相殺やおまとめ入金などさまざまなものがあります。そのため誤差が発生しやすく、それによるトラブルも後を絶えません。
また、企業によっては請求書に前月の入金額を表示するところもあるので、入金消し込みが終わらないと新しい請求書を発行できないなど、手作業では他にもたくさんの問題点があります。
入金消し込みはなぜいつまでも手作業なのか？
先述したような入金消し込み作業の問題点を解消する為、真っ先に考えられる対策が「システム化」です。ただ業務の性質上、入金消し込みのシステム化はハードルが高いのが現状です。なぜなら入金消し込みという業務の性質上、作業の定型化が難しい部分が多いのです。
まず、取引先によって翌月末日・翌々月末日等、支払サイトが異なるケースが多々あります。さらに決済手段も全ての取引が売掛ではなく、現金払いや、半分現金・半分手形といった半金半手だったりと支払方法が複雑化しているケースも多く見受けられます。請求側の企業としては、入金消し込みを行うタイミングや割合が都度変わるため、これを柔軟にカバーするシステムを構築することが難しいのです。
その中でも販売管理システムや請求管理システムの入金消し込み機能を使用しているという企業もありますが、取引先によっては運用ルールがフィットしないという問題もあります。残る方法としてはスクラッチ開発で独自のシステムを構築することですが、膨大な開発費用がかかるだけでなく、導入後のメンテナンスやシステム改修等に手間とコストが必要になることから、現実的ではないと感じる企業が大半でしょう。
こうした理由からやむを得ず手作業で入金消し込みを行っているわけですが、そうすると前述のリスクが常にある状態になります。
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入金消し込み（入金消込）作業を簡素化する方法
現実的に入金消し込みのシステム化が難しいという前提で改善方法を考えると、まず一番優先されるべきは「属人化を排除していく」ことです。入金消し込みは属人化が置きやすい業務ですが、だからといってその問題に目を背けているとリスクを抱えたままになります。これを解決するためにはマニュアル化が欠かせません。
製造現場では作業指示書を作成することを品質基準として設定しているところが多いので、自然とマニュアル化が進んでいます。ただ経理というバックオフィス部門ではそのようなマニュアル化がされていないケースも多く、業務に関するナレッジやノウハウは特定の担当者しかわからないという状況もあるのではないでしょうか。しかしこれではいつまで経っても属人化の問題は改善されていきません。
そのため入金消し込みに関する作業マニュアルをフロー図とあわせて作成することをおすすめします。フロー図とは作業の流れに沿って手順や内容、分岐を記述した図であり、それを見れば作業の手順と流れ、それと作業方法を直感的に理解できます。このフロー図を作成しておくだけでも属人化はある程度排除されるでしょう。
決済代行サービスを利用しよう
ただし、こうしたマニュアル化を行ったとしても入金消し込みのリスクを排除できるわけではありません。手作業であれば必ずミスが発生します。そこで手作業による入金消し込みの問題点から解放されたい企業は、決済代行サービスの利用をおすすめします。
ヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」は、BtoB（企業間取引）で欠かせない与信取引に対応した数少ない決済代行サービスです。請求書発行・発送や売掛金管理をヤマトクレジットファイナンスが代わりに行うため、入金消し込み作業を人力で行う必要はなく、また取引先ごとに異なる支払期日をまとめることが可能になります。
「クロネコ掛け払い」を利用すると入金消し込みが不要になるだけでなく、与信調査や売掛金保証もまるごとお任せできるサービスです。
与信調査はヤマトグループが行うため、一般的な与信基準と比較すると個人事業者や小規模事業者の与信通過率が高く、売上拡大に繋がりやすくなります。将来的な大口ビジネスに繋がるチャンスも拡大します。
取引が発生すると売掛金管理はヤマトグループが行い、支払期日が近づけば取引先に対してヤマトグループから請求書が届きます。取引先の視点で考えてもヤマトグループから請求書が届くということで強い安心感を持っていただけるサービスです。
つまり、クロネコ掛け払いを利用していれば入金消し込み作業を行う必要はなく、取引先ごとに異なっていた支払期日も同じ日にまとめることが可能で、二重請求や請求漏れのリスクもなくなります。
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もう1つクロネコ掛け払いを利用するメリットが「代金保証」です。支払期日までに取引先からの入金が確認できなかった場合は、その代金をヤマトグループが100％保証します。従って売掛金の未回収といった与信リスクに精神を削ることなく、ビジネスに集中する環境が整うのです。
入金消し込みは手間がかかり負担の大きい作業ですが、クロネコ掛け払いのようなアウトソーシングサービスを利用することで効率化を図るだけでなく、そこにあるリスクを低減することもできます。手作業での入金消し込みに悩んでいるのならば、クロネコ掛け払いの利用をぜひご検討ください。
