請求業務で欠かせないのが請求書発行と、支払期日にきちんと代金を支払ってもらうことです。与信取引が基本のビジネスでは売上が計上されるタイミングと代金が支払われるタイミングが違うため、売り手企業は常にこれを管理しなければなりません。
では、請求書の発行日や支払期日についてはどのタイミングで実行するのが適切なのでしょうか？今回はこの点についてお話します。
代金支払期日はどうやって決まっている？
売掛代金を支払ってもらうタイミングは企業によって違いますが、一般的には月末締めの翌月末払いか、月末締めの翌々月末払いに設定しているところが多いでしょう。しかし、これは法律等によって決まっていることではなく、締め日と支払期日を任意のタイミングにするケースもあります。
上記のタイミングが一般的とされているのは、中小企業が下請け業者の利益保護と取引適正化を推進するために運用する下請代金支払遅延防止法によって、支払い期日は受領より60日以内とするように、と記載されているからです。ちなみに同法律には、以下のような条例もあります。
- 発注書面の交付義務営業担当者営業担当者 : 営業担当者営業担当者委託後、直ちに、給付の内容、下請代金の額、支払期日及び支払方法等の事項を記載した書面を交付する義務。
- 発注書面の作成、保存義務営業担当者営業担当者 :営業担当者営業担当者委託後、給付、給付の受領(役務の提供の実施)、下請代金の支払等について記載した書類等を作成し、保存する義務。
- 遅延利息の支払義務営業担当者営業担当者営業担当者:営業担当者営業担当者 営業担当者営業担当者支払期日までに支払わなかった場合は、給付を受領した日(役務の提供を受け た日)の60日後から、支払を行った日までの日数に、年率14．6％を乗じた金額を「遅延利息」として支払う義務。
- 受領拒否の禁止 :営業担当者営業担当者営業担当者下請事業者に責任がないにもかかわらず、給付の受領を拒むこと。
- 下請代金の支払遅延の禁止 :営業担当者営業担当者 営業担当者支払代金を、支払期日までに支払わないこと。
- 下請代金の減額の禁止 :営業担当者下請事業者に責任がないにもかかわらず、下請代金の額を減ずること。
- 返品の禁止 :営業担当者営業担当者営業担当者営業担当者下請事業者に責任がないにもかかわらず、給付を受領した後、下請事業者にその給付に係る物を引き取らせること。
支払期日についての決まりはありませんが、慣習的によく使用されている月末締め翌月末払い・月末締め翌々月末払いではない期限を指定する場合、認識の違いなどから支払いミスに繋がる可能性があるので、取引先に確認しておくことが大切です。営業担当者
請求書発行のタイミング
請求書とは製品やサービスの提供にともなって発生する請求に対し、発行する必要のある書類です。そのため発注があったタイミングなど、納品よりも速い段階で発行することはまずありません。請求書発行の一般的なタイミングは納品と同時か、あるいは納品後の取引先の締め日に合わせます。通常は取引が発生し、納品のたびに請求を行う「都度方式」と呼ばれる方式を取ることが多く、これの方式を採用することで会社の資金繰りが改善されるメリットがあります。
さらに、短期間に何度も請求が行われる場合は、毎月定常的な取引がある場合に関しては代金を一括でまとめて請求する「掛売方式」を取る場合もあります。この方式では取引先との信頼関係が無いと成り立たないため、新規取引先に採用するケースは少ないでしょう。
請求書発行のタイミングは代金を請求するタイミングでもあるので、取引先との関係性や会社の資金繰り事情を考慮して決めるようにしましょう。
支払期日を過ぎても代金が支払われなかった場合
先にご紹介した下請代金支払遅延防止法では、下請代金に対して支払期日通りに支払いが無かった場合、「支給付を受領した日(役務の提供を受けた日)の60日後から、支払を行った日までの日数に、年率14．6％を乗じた金額を「遅延利息」として支払う」という義務があります。しかしながら、取引先との信頼関係がある場合、単に支払いミスによって期日を過ぎてしまった可能性もあるので、条例通りに対応するとドライな印象を受けて取引先との信頼関係が崩れる可能性もあります。
では、支払期日を過ぎても代金が支払われなかった場合はどうすればよいのでしょうか？未収金の請求に関しては次のような段階で対応するのが基本的です。
①債権側に問題が無いか確認する
まず大切なのは債権側、つまり自社に未収金に関する非が無いか確認することです。少ない事例ではあるものの「請求書を送付し忘れていた」「債務側のからの連絡に対応できなかった」など、債権側に非があることもあります。
②電話で催促する
債権側の対応はいたって正当でまったく非が無ければ催促行為に移ります。その中で電話は迅速に対応できコストパフォーマンスが高い催促方法です。取引先に経理担当者または経営者に電話で連絡をして「こちらは急いでいる」という旨を丁寧に伝えた上で代金支払いを催促します。その際は24時間～48時間という短い期間で支払い期日を設定しましょう。取引先が支払い期日に関する相談を持ちかけてきたら良識の範囲内で対応します。
③催促状を発行・送付する
電話での催促に対して入金確認が取れなかった場合は、次に催促状を発行し送付します。内容としては「未収金に関し〇月〇日まで確実な支払いをお願いします」という文言で支払いを催促します。
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④督促状を発行・送付する
催促状の送付にも関わらず入金確認が取れなかった場合はいよいよ督促状を発行・送付します。督促状と催促状の違いに明確な線引きはありませんが、督促状では支払いの強制力をより持たせるために内容証明郵便で送付し、「〇月〇日までに入金確認が取れなかった場合法的手段に入ります」といった文言を記載します。
⑤法的処置を取る
督促状の送付にも関わらず入金確認が取れなかった場合は最終手段として法的処置を取ります。
長年の付き合いがある取引先だとしても、支払期日を大幅に過ぎることは許されることではありません。売り手企業には売掛金を考慮して資金繰り計画があるため、これを崩されることは経営に大きなダメージを与えます。ただし取引先との信頼関係も考慮して、段階的な措置を取っていくようにしましょう。
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請求業務を効率化するポイント
請求業務は一般的に①請求データ作成、②請求書作成、③請求書印刷、④請求書封入、⑤請求書送付という5つのプロセスがあります。将来的な資金になる代金を扱う業務なので、各プロセスでは神経を消費しますし手間もあります。これらのプロセスを効率化するポイントとは何でしょうか？
一番ダイレクトに効果を発揮する対策は「代行サービスを利用すること」です。請求書発行や送付など何かと手間がかかる作業をアウトソーシングすれば、請求業務を丸ごと効率化することができます。ただし、代行サービスにはいろいろと分類があるので、目的に応じて正しいサービスを利用することが大切です。
近年では、売掛金請求を代行するサービスが人気を集めています。取引が発生した段階で債権管理をかませることができるので、請求業務を一気に効率化して余ったリソースをコア業務に回すことができます。
この “債権管理” について詳しくは、こちらの「債権管理とは？具体的に何をすれば良いの？」記事でぜひご覧ください。
売掛代行サービスを利用する際は「クロネコ掛け払い」をぜひご検討ください。ヤマトグループが提供する代行サービスであり、代金未回収リスクをゼロにしながら安心して取引を実行できます。
