債権管理とは?具体的に何をすれば良いの?

 2018.06.15  ヤマトクレジットファイナンス株式会社

みなさんは「黒字倒産」という言葉をご存知でしょうか?黒字なのになんで倒産するの?と思われるかもしれないですが、これは実際に起こりうることなのです。
それは、会計上の売上を計上するタイミングと、実際に売上代金を回収するタイミングに差があることから生まれるのです。
通常、販売契約が成立するとその時点で売上が計上されます。(採用している会計基準によっても異なります)しかし、一般的には代金回収はそのあとになり、1か月から3か月程度の時間差が生まれます。その間に仕入れの代金支払いなどが発生すれば、たちまち手元の資金は枯渇してしまい、会計上は黒字であっても資金繰りが回らなくなり、最悪の場合倒産することもあり得るのです。もともとの資金回収計画が遅れたりすることでも同じことが起きてしまいます。

そこで重要なのが債権管理です。債権とは「他社に対し財産を要求し得る権利」であり、実際には売掛金を請求したり回収する権利を指します。これを管理するとはどういうことなのか?今回は債権管理の基本についてご紹介します。

債権管理とは?

債権管理は「売掛金を管理する業務」と言ってもよいでしょう。前述のように売上を確保していても入金が無ければ資金繰りは苦しくなってしまいますので、売掛金を確実に回収するための管理業務は経営の基本活動の一つです。ただし、一言で債権管理といってもその業務内容は多岐にわたります。債権管理の業務内容を広義に考えると、それは与信管理から始まります。

関連記事:与信管理とは?その方法を解説

①取引先の信用を評価する

与信は「信用を与える」という意味であり、与信取引はビジネスの基本です。継続的かつ頻繁に取引が発生する場合において、その都度決済を行うことは非効率であり、売り手側と買い手側の双方にとって効率を下げ、取引コストを上げる原因になります。
そこで、一定期間内に発生した取引の支払いを一括で行うのが与信取引です。ただ、支払い能力が無ければ売り手側の損失になる可能性が高いので、まずは取引先が代金の支払い能力があるかどうかの信用を評価します。これには様々な方法があり、取引先情報を得るために信用調査会社などのデータベースを参照したり、独自に調査するのが一般的です。

②与信限度額を決める

与信調査の結果、信用と支払い能力があると評価すれば、いくらまでの与信取引を可能にするか限度額を設定します。与信限度額を決める際は社内だけでなく取引先との調整も行うのが通常です。取引先は可能な限り与信限度額を引き上げたいと考えますが、取引回数や信用を考慮した限度額を設定することが大切です。

③売掛金や支払い期日を記帳する

取引が開始すると売掛金が発生するので、その金額や支払い期日を管理するために売掛金元帳(得意先元帳)を作成します。主に記帳する内容は売掛金が発生した日時、支払い期日、代金回収日、割引額、繰り越し額、支払い方法などです。こうして売掛金を管理し、期日までに確実に代金を回収するのが債権管理のコアな業務です。

④支払い期日に応じて請求書を発行・送付する

取引先が債務(売り手側に代金を支払う義務)管理を徹底しているとは限らないので、支払いを待っているだけでは代金を回収できない可能性があります。そこで、支払い期日が近づくとそれを取引先に再認してもらうために請求書を発行し送付します。
事業戦略は将来的に回収するであろうキャッシュも計算に入れて計画するため、確実な代金回収がないと事業がスムーズに運びません。

⑤遅延した支払いに対する催促

いくら売り手側が債権管理を徹底していても、支払いの遅延が発生することはあります。そうした際はすぐに催促等を行い、代金回収に向けた活動をします。

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以上が債権管理の主な業務内容であり、狭義では③④⑤が基本的な債権管理の活動となります。

債権管理を徹底した方がよい理由とは?

債権管理はなぜ徹底すべきなのか?企業の資金繰りを計画通りに運ぶためというのはすでに前述しました。代金回収を確実に行い、キャッシュフローの流れをスムーズにすれば、経営活動も自然と上手くいくでしょう。

ただし、債権管理を徹底する目的はこれだけではありません。自社の信用を維持するという意味でも債権管理は重要です。

たとえば回収できない売掛金が多く発生すると、仕入先などから「この会社は取引先を管理できていない=管理能力が無い」というレッテルを貼られてしまい信用を失います。その結果自社は安定した仕入先を失ったり、取引条件が悪くなったりし、悪循環となって経営は余計に困難を極めていきます。他社の信用を管理することは自社の信用を管理することにもつながるのです。

債権管理が難しい理由とは?

ここまで債権管理の基本や重要性について説明しました。しかし実際には説明ほど簡単な業務ではありません。債権管理を徹底するには様々な課題が存在します。

とくに小規模な事業であれば、債権管理のためだけにシステムを導入するのはハードルが高いでしょう。ここでは、債権管理のための売掛金元帳はExcelドキュメントで作成することを想定します。
このとき課題になるのがバージョン管理です。債権管理には複数の経理担当者や営業担当者が当たることが多いので、それぞれが異なる場所に売掛金元帳を管理していると、何が古くて何が最新なのか分からなくなってしまいます。そのため、月末になって分散している複数の売掛金元帳を見ながら情報を整理する、という業務に追われてしまう事態に陥ってしまいます。しかも情報を整理したとしてもそれが正確な情報かどうかは判断しづらいという問題もあります。
誤って消去してしまうリスクも含め、Excelドキュメントで売掛金元帳を作成した場合、厳格な管理ルールを設けて常に最新版が確認できるよう業務プロセスを整備しなければなりません。

また、債権の管理には、入金の管理もセットで発生します。日々口座に入金される明細と売掛金を突き合わせ、消込を行います。同じ取引先でも複数の請求が発生したりすると突き合わせ作業も大変で、かつ請求金額と入金金額があっているかなど、確認項目は多くなります。これも件数が増えると膨大な手間となってしまうのです。

次に浮上する課題はデータの統合です。複数拠点を持つ企業の場合、本社の経理担当者が拠点ごとの債権管理を行うのが一般的です。各拠点から送られてくる債権情報を統合管理するのは実は大変手間がかかります。経理担当者は複数の売掛金元帳を開きデータを集計・加工して一つのフォーマットに収めていきます。ただしそれ以前に本社の債権管理情報と各売掛金元帳を比較して、送られてきたデータが最新かつ正確なものかを判断しなければなりません。こうした作業に手間取られていると経理担当者の生産性は下がり、本来の業務に集中できなくなってしまいます。

もしも経営者が「売掛金元帳の最新データをレポートとして提出してくれ」と言おうものならさらに多くの手間がかかるでしょう。こうした理由から債権管理を徹底することは難しく、課題を一つひとつクリアしていかないと確実な代金回収は不可能かつ企業の生産性まで下げてしまう結果になります。

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債権管理を効率化する決済代行サービスとは?

こうした債権管理を効率的に行うためには、費用をかけて管理をデジタル化するためのシステム環境を構築しグループ全体でそれを共有するか、債権管理をアウトソーシングするために決済代行サービスを利用するかのいずれかになるでしょう。

決済代行サービスの中でもBtoB向けのサービスでは、企業で発生した債権を代わりに管理し、請求書発行から代金回収、代金の保証や催促まで代行会社が行うというサービスが存在します。最近では手間の多い債権管理の効率化や未回収リスクの回避という観点から利用する企業が増えています。

たとえばヤマトクレジットファイナンスが提供する「クロネコ掛け払い」は、企業の債権管理はもちろん与信管理まで代行するサービスです。企業が取引したい相手先の与信調査を行い、限度額の範囲内で100%代金保証を得られながら与信取引が行えます。もちろん、取引後の管理はすべてヤマトクレジットファイナンスが行うので債権管理全体を効率化可能です。万が一期日までに支払いが無かった場合にも代金回収が100%保証されるのです。

現在、債権管理の徹底に悩んでいる、債権管理業務を効率化したいという企業は決済代行サービスおよび「クロネコ掛け払い」の利用をご検討してみてはいかがでしょうか。難しい債権管理も与信管理もアウトソーシングして、コア業務に集中するための生産性を向上し、事業の安定した成長にも貢献できるでしょう。

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