2024.05.16 ヤマトクレジットファイナンス株式会社
取引において請求書を発行することはあっても、支払い明細書を発行したことはなかった。そんな書類必要なの？という方のために、本稿では支払い明細書について解説しています。
結論から言うと支払い明細書を発行する義務は「ありません」。契約書や請求書などと違い、法律でこれといった規定はないため、支払い明細書を発行しなくても罰則を受けたりするようなことにはならいのです。では、何のために支払い明細書を発行するのでしょうか？
実は、支払い明細書は私たちの生活の中で身近なものであり、さまざまなシーンで利用されています。たとえばクレジットカードを利用している場合は、発生した料金に対していつどこで支払いをしたのか？購入した商品名や店舗名などが細かく記載された書類が発行されます。これが支払い明細書であり、請求明細書と呼ばれることもあります。
ビジネスシーンにおいても支払い明細書はよく活用されています。たとえば電車やバスの運賃など、個人的支出が生じた際には支払い明細書を自ら作成して、経費として請求することがあります。会社によって仕様はさまざまですが、領収書と同等の扱いとして経費計上が可能になる場合があります。
支払明細書と領収書、また請求書は記載される内容は似ていますが、目的や発行のタイミングが異なります。支払明細書は、取引が行われた際に支払義務が生じた代金や取引内容の内訳を記載した書類です。支払明細書を発行する時点では代金は未回収の状態で、代金や取引内容について間違いがないかどうかを確認するために使われます。
領収書は取引で代金の支払いが行われた際、代金を受け取った側が金銭を受け取ったことを証明するために発行する書類です。
また請求書は、取引先に対して提供した商品やサービスの対価・代金を請求するための書類です。支払明細書に記された代金を合計した金額や支払期日、また銀行口座などの支払先などの情報が記載されています。
では、BtoB（対企業ビジネス・企業間取引）において、支払い明細書とはどのようなシーンで利用されるのでしょうか？
まず1つは、クレジットカードの支払い明細書のように、取引内容を細かく記載していつどこで支払い代金が発生したのか、などをまとめたものです。BtoBでは一定期間内の取引をまとめて請求することが多いため、支払い明細書がないと取引内容の確認が難しいケースが多く、確認不足によるトラブルを防ぐ目的もあります。
そしてもう1つは、買掛債務を持つ企業が請求された代金に対して支払い明細書を発行するというケースです。取引先から請求書が届いた時点で、自社が支払う予定の料金について総合系や内訳など、請求側である取引先と相違がないことを確認するために、支払い明細書を発行・提出することがあります。
いずれのケースでも、支払い明細書を発行・提出することによって「この取引代金の内訳は○○で間違いないですか？」というように、互いに取引内容について相違ないか確認する目的で使用されます。
支払い明細書を発行する場合は、文具メーカーから販売されている既製品のひな型（メモ帳のようなもの）に手書きで入力するか、パソコンを使った支払い明細書を発行するという2通りの方法があります。パソコンで発行する場合はExcelを使用するのが一般的です。インターネット上で拾えるフォーマットを利用するのもよいですが、独自のフォーマットを作成すると効率良く支払い明細書を発行できるでしょう。ここでは、Excelを使用して支払い明細書を発行する場合の書き方について解説します。
Excelで支払い明細書を作成する場合は、フォーマットの最上部に「支払い明細書」と大きめ・太字で記入し、支払い明細書だということを一目わかるようにします。
後々のトラブルを防ぐためにも、支払い明細書を発行した日時を「支払い明細書」の横に記入する欄を設けます。日時を記入する際は西暦ではなく和暦を使用するのが基本です。
正：令和元年5月1日
誤：2019年5月1日
取引先の企業名や担当部署名を明記します。また、企業名と担当部署名を記入する場合は御中と様の使用に注意しましょう。併用すると二重敬称になります。
正：○○株式会社 様 （〇〇株式会社 御中）
誤：○○株式会社御中 様
支払い明細書を発行した企業名や担当者名を明記します。発行する側の情報がないと支払い明細書として成立しないので注意しましょう。
正式な書類であることを証明するために、企業名や住所と一部被るようにして角印（会社印）を捺印します。
支払い明細書として記入する項目は次のようになります。
最後に、支払い明細書に記載した金額の総合計を明記します。小計やそれに対する消費税の明記も忘れずに行いましょう。
以上が支払い明細書の書き方です。これらを基本として、事業内容や用途に合わせて支払い明細書をカスタマイズすると、オリジナルのフォーマットが完成します。また、支払い明細書にも会社ロゴや規定のデザインを取り入れることで、取引先からちょっとした信用を獲得することができます。細かいところまで気を配り、見やすい支払い明細書を作成しましょう。
BtoB・企業間における契約や請求にかかわるトラブルは後を絶ちません。契約内容をきちんと確認していなかった、見積書の商品単価や商品数が間違っていたなど、ちょっとしたミスや認識の相違によってさまざまなトラブルが発生します。
そうしたトラブルの多くは企業にとって損害以外ありません。トラブルに対処するだけで多大な手間と時間を要し、こじれて法廷での解決を求めるケースも決して少なくありません。たとえ勝訴しても、それまでにかかったコストやイメージダウンを考慮すればマイナスばかりです。
しかし、支払い明細書を発行することで、そのようなトラブルを事前に防ぐことができる可能性があるのです。
支払い明細書を発行するメリットとして、ミスや認識の相違によるトラブルを未然に防ぐ効果があります。また、発行した支払い明細書を持続的に管理することで、過去の取引内容を詳細に振り返ることもできます。
支払い明細書の発行義務は確かにありませんが、企業が独自に支払い明細書を発行するメリットはたくさんあります。今まで支払い明細書を発行したことがなかったという企業は、この機会に検討してみてはいかがでしょうか？
支払い明細書と一口に言っても、実は多様な種類があります。最後に、各支払い明細書について紹介しておきます。
賞与（ボーナス）や給与の支払い明細書は、企業が従業員等に賞与や給与を支払う際に発行されるものです。一般的には給与明細書として認識されています。
従業員の退職時に支払われる退職金には、支払い明細書を会社から受け取ることができます。ただし、会社規定によって退職金の支払い明細書が発行されない場合もあります。
他社や個人に業務委託を行う場合も、支払い明細書を発行するメリットがあります。業務委託する内訳や金額を明記して、委託内容を確認しましょう。
個人所有の株で配当金が生じた場合は、配当金支払い明細書が発行されます。これは法的に定められている支払い通知書を兼ねている場合があり、配当控除の適応がある総合課税や、上場株式の譲渡損失と損益通算を行い、申告分離課税を確定申告に際に提出することが必要になります。
この他にも支払い明細書はさまざまなシーンで利用できる書類ですので、自社にとってメリットのある利用シーンを検討してみましょう。
支払明細書は法的な作成義務はないものの、発行することで無用なトラブルを事前に防ぐことに役立つ書類です。
取引を円滑に進めたい、リスクを可能な限り排除したいのなら、取引の詳細をきちんと記載した支払明細書を発行・送付することをおすすめします。
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