請求管理の仕事内容をわかりやすく解説

 2020.01.07  ヤマトクレジットファイナンス株式会社

本稿では経理業務に欠かせない“請求管理”について分かりやすく解説しています。BtoC(対消費者ビジネス)の場合、代金と商品は「その場で引き換える」のが基本であり、現金やクレジットカード、電子マネー等で決済を行います。ECサイトの場合は、代金引換やコンビニ決済で対応する場合もあるでしょう。

いずれの決済方法でも、代金を受け取るタイミングと商品を引き渡すタイミングは同じかごく近いものであり、一定期間内の取引をまとめて請求するようなことはありません。

一方BtoB(対企業ビジネス)の場合は、顧客となる会社に商品を引き渡したりサービスを提供したりした後で、請求書を発行して代金を受け取るのが一般的です。取引によっては、一定期間内に行われた取引の代金をまとめて請求することもあります。これを俗に“与信取引”といいます。

売り手と買い手、互いの信用が成り立った上で行われる取引であり、売り手が買い手を信用するからこそ成り立つ取引方法です。こうした取引においては、請求管理が少し複雑になります。

請求管理のプロセス

請求管理と聞くと請求書を発行して送付するだけの業務のように思えますが、実際は違います。では、請求管理の一般的なプロセスについて順を追って確認していきましょう。

1.売掛金の管理

企業と企業が与信取引を行った際は、売り手がその取引金額を“売掛金”として管理します。売掛金というのは要するに掛け払いのことであり、商品を納入したりサービスを提供したりして、後に受け取る予定の代金のことを指します。売り手はこの売掛金を管理することで、支払い期日の1~2週間前程度に請求書を書いてに送付します。

2.請求書の発行

取引代金の支払い期日が近づいたら、売掛金情報をもとに請求書の発行業務に取り掛かります。請求書のフォーマットは会社によって違いますし、会社の中でも取引先に応じてフォーマットを変えている場合があります。適切なフォーマットで請求書を発行し、支払い代金や支払い期日、振込先や取引内容などを細かく記載します。入金の際の手数料は基本的に買い手が負担しますが、会社の規定に合わせて手数料の扱いに関する明記等をしておきます。

3.請求書の送付

発行した請求書は部門責任者等の承認を経て、買い手に送付します。ただし送付方法は会社によって三者三様です。郵送やファックスで送付する場合もあれば、電子データとしてメールで送信する場合もあります。電子データとしてやり取りできるのが最も効率的ですが、請求書が正しく発行されたものかどうかを証明するには、電子署名やタイムスタンプなどの技術を取り入れる必要があります。

4.入金の確認

入金期日になったら請求管理担当者は、代金が正しく入金されているかを口座明細で確認します。取引によっては誤った金額で入金されていない、そもそも入金されていないなどのトラブルが発生します。その場合は、後述する対処方法によって再度請求を行います。

5.入金消込

代金が正しく入金されていることを確認したら最後に入金消込を行います。この業務は、売掛金として管理されていた取引代金を支払い済みとして消込、売掛台帳から別の台帳に情報を移すものです。入金消込を行わないと売掛金(=これから入るお金)が台帳に残ることになり、2重請求など顧客とのトラブルに発展してしまいます。会社によっては膨大な入金情報から消込作業を行っていくため、相当な労力を要します。

請求管理に付随した業務とは?

請求管理では前述した業務だけをこなしているわけではありません。他にも、他企業との取引において発生する業務があります。

与信管理

与信管理とは、これから取引を行う企業、または継続的に取引をしている企業の「信用を管理すること」です。与信取引ではつねに代金未払いのリスクがあるため、売り手は買い手の信用を定期的にチェックして、支払い能力があるかどうかを管理する必要があります。基本的な企業情報を行ったり内部調査や外部調査を行ったり、与信管理の方法はいくつかあります。また、継続取引年数が長いほど信用のおける企業として管理する場合がほとんどです。

請求催促

代金支払い期日の当日になっても入金が確認できなかった場合は、何らかのトラブルによって入金されなかった可能性があります。そのため、まずは買い手に事実確認を行い、なぜ入金されていないのかの理由を尋ねます。ただし、大きなクレームがあり入金に至っていないなどの理由も考えられるので、カスタマーサービスとの情報共有を徹底しておくことが大切です。

買い手都合により代金支払いがされていない場合は、再度請求書を発行して送付したり、電話で直接催促したり、何らかの方法で請求催促を行います。買い手にやむを得ないような事情があれば、そうした事情を考慮することも時には大切です。

督促行為

再三の請求催促にもかかわらず代金支払いに応じない場合は督促行為に移ります。督促とは、より強制的に支払いを求めるものであり、明確な期日を設けてそれまでに支払いが確認できない場合は、法的処置を取るなどのことを明記します。

このように、請求管理担当者は請求にかかわる業務だけでなく、請求に付随する業務を行うこともあります。

請求管理を効率化するためには?

請求管理は経理が行う業務の中でも負担が大きいものが集中しています。特に、請求催促などは精神的な負担にもなりますので、可能な限り請求管理を効率化することが重要でしょう。では、どのようにして請求管理を効率化すればよいのでしょうか?

1.請求管理システムを導入する

請求管理システムとは、売掛金の管理や請求書発行などをシステム上で行うためのサービスです。請求管理にかかわる業務の多くをシステム上で行うことによって、作業効率が上がりますしデータ連携が自動的に行われるため、経理担当者の負担が軽減します。また、会計システム等と連携することで入金消込を自動化することも可能です。

2.ERP(Enterprise Resource Planning)を導入する

ERPとは経営上欠かせない基幹系システムを統合したソフトウェア・パッケージ商品であり、会計システムなどを含めて様々なシステムが統合されています。中には請求管理システムを統合した商品もあるため、請求管理にかかわる業務を広範囲にシステム上で行うことができます。

3.アウトソーシング・サービスを利用する

アウトソーシング・サービスとはいわゆる“代行サービス”のことです。請求管理を他社にアウトソーシングすることで、そこにかかわる業務を一手に効率化することができます。近年では、BtoBにおける与信取引に特化したアウトソーシング・サービスも登場しているので、従来通りの取引を行いつつ請求管理を効率化することができます。

請求管理を効率化する上で大切なのは、会社ごとに合った方法を選択することです。取引環境によってはシステムを導入した方が良い場合もあれば、アウトソーシング・サービスを利用した方が良い場合もあります。自社の取引環境をあらためて整理した上で、適切な方法で請求管理を効率化していきましょう。

 

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