電子契約って何？法改正がもたらす新たな業務効率化

2021.03.02 ヤマトクレジットファイナンス株式会社

電子契約書とは、これまで紙文書で締結していた契約書をデジタル文書に置き換え、電子署名・タイムスタンプといった認証技術を用いて双方の合意を証明し、法的効力を持たせる契約スタイルです。インターネット環境が整備されたことで、さまざまモノ・コトがデジタル化してきました。電子契約もその流れを組むもので、本来は紙文書と印鑑をもって締結してきた契約の印刷・郵送・返送といった業務を排除することで、一定の業務効率化が期待できます。電子契約がもたらす効果とは果たして何でしょうか？

電子契約って何？

今まで紙文書でやり取りしてきた契約業務において、契約書をデジタル化し、データでのやり取りによって契約を締結させられるのが電子契約です。電子帳簿保存法、e文書法、そして電子署名法によってデジタル的に締結した契約書の法的効力も認められます。

従来の契約業務では一般的に、作成⇒印刷⇒製本⇒封入⇒郵送⇒返送⇒ファイリングという流れで作業を行っていたかと思います。電子契約を採り入れることで、この流れが次のように変わります。

作成したデジタル契約書をPDFとして出力し、その際に電子署名とタイムスタンプを生成する
電子署名とタイムスタンプが埋め込まれたデジタル契約書を、インターネット回線を通じて取引先に送付する
デジタル契約書を確認した相手方が同様に電子署名とタイムスタンプを付与し、自社へ返送する
契約完了を確認し、返送されたデジタル契約書をファイルサーバー等に保管する

デジタル契約書はEメールでやり取りされることもあります。ただし最近の主流は、クラウドサービスで提供される電子契約システムを使い、インターネット回線を通じてやり取りされることが多いです。参考までに、以下に電子契約と書面契約の違いをまとめておきます。

＜電子契約と書面契約の違い＞

	書面契約	電子契約
書類媒体	紙への印刷	PDFファイルなど
署名方法	記名押印、署名	電子署名
契約締結の証明	日付記入	タイムスタンプ
相互確認	原本の持参/輸送による受け渡し	インターネット回線、または専用回線を使った電子データの受け渡し
保管場所	倉庫やキャビネットにて原本の物理的保管	社内のファイルサーバーや外部のデータセンターにて電子データで保管

JIPDEC（一般財団法人日本情報経済社会推進協会）の調査によると、一部でも電子契約を採り入れている企業は全体の41.5％であり、今後の電子契約採用を検討している企業は35.6％となっています。多くの企業が電子契約に積極的であり、その割合は年々増加しています。
参考：JIPDEC『企業IT利活⽤動向調査2020』