支払期日の決め方は？請求書の基本マナーや遅延時の対処法

請求書の支払期日は、一般的に「月末締めの翌月末払い」や「翌々月末払い」に設定されることが多く、取引先との合意や業界の慣習に基づいて決定します。「支払期日は自由に決めていいの？」「取引先に失礼のない設定を知りたい」と悩む担当者の方も多いのではないでしょうか。期日設定を誤ると、キャッシュフローの悪化や取引先とのトラブルを招く恐れがあります。

この記事では、下請法に基づいた正しい支払期日の決め方から、万が一入金が遅延した際の具体的な督促ステップ、売掛金の時効まで、実務に役立つ知識を網羅して解説します。これを読んで、スムーズな回収と良好な取引関係を両立させる期日管理を身につけましょう。

支払期日の決め方は？

製品やサービスに対する代金の支払期日はその取引によって違います。一般的な例としては「月末締めの翌月末払い」か、「翌々月末払い」が多いでしょう。ただし、支払期日を末日に設定しなければいけないという決まりはないので、支払期日は取引ごとや企業ごとに違うのが一般的です。ただし支払期日がバラバラだと、支払う側も対応に苦労するため、請求書を定期的に送付するような取引先に関しては、一定の間隔で支払期日がくるよう設定します。

また、翌月末払いや翌々月末払いといった、最低でも60日以内に支払いを行うという一般常識は「下請代金支払遅延防止法」に起因しています。同法は下請け業者の利益保護と取引適正化を推進するために運用され、下記のような条例があります。

下請代金支払遅延防止法

引用：中小企業庁 下請代金支払遅延等防止法

支払期日について翌月末払いや翌々月末払いが一般的だと考えられているので、自社都合によって支払期日を月中などに設定する場合は、取引の際にその旨をしっかりと伝えて、請求書にも確実に記載していくことが大切です。

 売掛金の時効

支払期日を設定する際に気になるのが「支払期日が過ぎたらどうしたらよいのか？」ではないでしょうか。実は、取引で発生する売掛金には時効があります。売掛金の時効は「消失時効」といって、一定期間権利の行使がされなかった場合、その権利が消失してしまうというものです。そのため、売掛金を請求する権利があるにもかかわらず、それを放置したままだとその権利が認められなくなってしまいます。

売掛金の時効に関する法律

売掛金はどれくらいの期間が経過するとその権利を消失してしまうのでしょうか？

一般的な取引では、当該債権の発生が2020年4月1日より前の場合は２年、それ以降の場合は５年、売掛金に対する請求がないと時効になり、請求に対する有効性が認められなくなってしまいます。ただし、内容証明を送っておくことで有効期限を最大半年延ばすことが可能になります。

支払期日を過ぎた債権の対処法

支払期日を過ぎた場合、企業はどういった対処をすればよいのでしょうか？下請代金支払遅延防止法では「支給付を受領した日(役務の提供を受けた日)の60日後から、支払を行った日までの日数に、年率14．6％を乗じた金額を「遅延利息」として支払う」という義務があります。しかし、単純な支払いミスによって支払期日を過ぎてしまった可能性もあり、法令通りに対応すると冷淡な印象を受けて、取引先との信頼関係に影響が出る可能性もあります。そのため、支払期日が過ぎた売掛金に対しては、以下対応を取るようにしましょう。

1.自社側に問題がないかを確認する

取引先から期日通りの支払いがなかった場合、自社側に問題がある可能性もあります。たとえば請求書に記載した期日が間違っていたり、取引先からのクレームが入っているにも関わらず未対応だったり、いろいろな原因が考えられますので、まずは自社側に問題がないかどうかを確認しましょう。

2.電話で支払いを催促する

自社側の対応に問題が無ければ、簡易的な催促行為を行います。まずは電話でコンタクトを取りましょう。電話での催促はコストパフォーマンスが高く、かつ確実に催促できます。電話の際は、支払い期日をあらためて設定し、取引先より支払い期日に関する相談を持ち掛けられれば、良識の範囲で対応します。

3.実際に訪問する

請求が長い間滞っている案件の場合、相手先に訪問するというのも一つの手段です。そのための時間や手間はかかりますが、直接催促をかけられるため効果的です。ただし過度の訪問は立場が逆転する可能性があるため注意しましょう。

4.催促状を顧客に送付する

電話での催促に対して入金が確認できなかった場合は、次に催促状を発行し送付します。内容としては「未収金に対し〇月〇日まで確実な支払いをお願いします」という文面で支払いを催促します。長い信頼関係にある取引先であったとしても、支払期日が大幅に過ぎている場合は徹底した催促行為が必要になります。

請求書発行のタイミング

支払期日を記載した請求書を発行することは、支払いを正確に行ってもらうために大切なことです。一般的には納品よりも早い段階で発行することはまずありません。請求書発行のタイミングは納品と同時か、あるいは納品後の支払期日に合わせて発行します。ただし、支払期日ギリギリに請求書を発行するのではなく、支払期日1週間前などに発行し、取引先に送付します。

短期間に複数の取引が行われる場合は代金を一括でまとめて請求する「掛売方式」を取るケースもあります。この方式を採用することで取引における効率性を高めることができますが、取引先との信頼関係が無いと成り立ちません。請求書発行のタイミングや方式は、支払いを請求するタイミングもあるため取引先との関係性などを考慮して決めるようにしましょう。

 関連記事 　請求書発行のタイミングはいつ？都度方式と掛売方式の違いを解説

請求書発行の効率化に向けて

 ここまで解説した通り、適切な支払期日の設定と期日通りの入金を確認することは、企業のキャッシュフローを維持する上で極めて重要です。しかし、取引先が増えるほど請求書の発行・送付だけでなく、入金後の「消込作業」や未入金時の催促といった業務負担は増大し、ヒューマンエラーのリスクも高まります。こうした煩雑な請求管理をスムーズに行い、本来の営業活動に集中できる環境を整えるためには、仕組みそのものを見直すことが近道です。 

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またいずれの方法でも大切なのは、自社にとって最適な簡素化方法を探ることです。どれくらいの負担を軽減すれば生産性が向上するのか、何が課題なのか、そこにかけられるコストはなどを十分に検討することで、自社にとって最適な請求書発行の効率化方法を選択しましょう。こうしたサービスを活用して、ミスが発生しないスマートな業務環境を構築してみてください。